Термин Inbox Zero придумал и популяризировал американский писатель и журналист Мерлин Манн, известный своими книгами и статьями об эффективных рабочих процессах. Скажем сразу — этот метод вовсе не предлагает действительно удалять все письма из входящих. Речь о том, что задачи, возникающие перед нами, можно воспринимать как письма в почтовом ящике — и соответственно сортировать их по срочности и значимости, перекладывать из папки в папку и т. д.
Всем, кто ежедневно в своей работе сталкивается со значительным количеством задач разной степени сложности и срочности; кто испытывает трудности с расстановкой приоритетов и наведением порядка в почтовом ящике; кто не успевает разобраться с делами в течение рабочего дня и даже во время отдыха прокручивает их в голове; кто эмоционально выгорел, склонен к депрессии и панике.
Как уже говорилось выше, не стоит воспринимать почтовый ящик буквально. Задачи могут находиться в мессенджере или даже в обычном ежедневнике. Но к подавляющему большинству офисных работников они приходят именно по рабочей почте и там же скапливаются.
Кстати, согласно одному из исследований, «белые воротнички» тратят каждый день не менее 2,5 часов на чтение и ответы на электронные письма. Но значительная часть этого времени, к сожалению, непродуктивна. Постоянный просмотр почты часто мешает сосредоточиться на важной работе. Довольно много времени уходит и на повторное чтение электронных писем — тех, на которые мы по каким-то причинам не ответили сразу.
Итак, проблема проявляется, когда писем слишком много. Сначала возникает решение разобраться с ними в хронологическом порядке — сверху вниз. Но тут же приходит понимание, что это довольно бессмысленно, потому что самые важные письма могут быть уже где-то внизу. Пока ты их разыскиваешь, обнаруживаешь ещё несколько не менее срочных. А ещё оказывается, что какие-то задачи ты уже решил, но они по-прежнему болтаются в общем потоке дел. Параллельно вспоминаешь, что в течение дня необходимо записать ребёнка в секцию. И как нельзя более некстати пишет друг, с которым ты давно не общался, и промолчать в ответ будет невежливо. В итоге ты подвисаешь, не зная, с какого бока подступиться к этой лавине дел.
Суть метода пустого инбокса — в быстрой и эффективной сортировке задач, которая позволит немедленно приступить к их решению, ни на что не отвлекаясь.
Для этого, во-первых, необходимо, чтобы все задачи находились в одном месте (инбоксе, планировщике или даже на флипчарте, если вам так больше нравится).
Во-вторых, нужно точно определить вариант действия по каждой задаче. А в идеале — не дожидаться, когда задач станет слишком много, а сразу же перекладывать пришедшее сообщение в нужную «папку».
Мы не случайно взяли это слово в кавычки. Можете и на самом деле заводить папки, можете мысленно создать их и держать в уме — как вам удобнее. Речь о том, что нужно подобрать вариант действия к каждой задаче. А таких вариантов всего пять.
Большинство экспертов в области тайм-менеджмента убеждены: если решение задачи не требует много времени, нет смысла её откладывать. Три или пять минут — и одним делом будет меньше. А рабочее настроение станет улучшаться по мере того, как задачи будут отваливаться. Но если вы понимаете, что быстро не управиться — переходите к следующему пункту.
Перенесите задачу на более поздний срок. Вы вернётесь к ней сразу после того, как раскидаете мелкие задачи, которые пока что отвлекают вас от работы. Или эту задачу может решить кто-то другой. Потому что существует следующий пункт.
Трезво оцените, требует ли вопрос именно вашего решения. Если его можно перепоручить коллегам и они справятся не хуже вас — смело делегируйте.
Это может показаться странным, но не на все письма надо отвечать. Удалите всё ненужное — болтаясь в инбоксе, оно создаёт иллюзию загромождённости и хаоса.
Разобравшись с несложными задачами, можно приступать к серьёзной работе — вас уже ничего от неё не отвлекает.
Приведём несколько рекомендаций от поклонников техники пустого инбокса.
Вам понравилась статья?
В избранное
Как оформить кредит в СберБанке
Поломка стиральной машины, необходимость сделать мелкий ремонт в квартире или просто желание отправиться в незапланированный отпуск — всё это приводит к непредвиденным расходам и заставляет выходить за рамки бюджета. Иногда своих средств на эти цели недостаточно, в такой ситуации проще всего обратиться за помощью в банк. В этой статье мы расскажем, как взять потребительский кредит в СберБанке — оформить заявку за 5 минут в мобильном приложении и получить деньги на карту в тот же день.
Сам себе рекрутёр: как найти хорошую работу
Большинство жителей России предпочитают гибридный график работы и мечтают о среднем заработке в 169 тысяч рублей. Но чтобы найти работу по душе и потребностям, зачастую приходится перебрать разные варианты и потратить месяцы, а то и годы. Рассказываем, как ускорить этот процесс и где искать подходящие вакансии.
6 главных мифов об увольнении
Десятилетиями в России существуют заблуждения об увольнении с работы, которые все принимают за правду. Причём заблуждаются как работники, так и работодатели. В каких-то случаях эти мифы перекочевали в сегодняшнюю реальность из советской трудовой системы, в других выдумка настолько прижилась, что стала городской легендой. Собрали самые распространённые из них.
Плюсы и минусы четырёхдневной рабочей недели
Идея четырёхдневной рабочей недели обсуждается давно — на уровне как отдельных компаний, так и целых государств. Её сторонники утверждают, что в случае её внедрения повысится производительность труда, улучшится баланс между работой и личной жизнью. Но так ли всё однозначно? О плюсах и минусах сокращённой рабочей недели — в статье СберСовы.
Россия, Москва, 117997, ул. Вавилова, 19
© 1997—2024 ПАО Сбербанк
Генеральная лицензия на осуществление банковских операций от 11 августа 2015 года. Регистрационный номер — 1481.
www.sberbank.ru