Нужно к 14:00 подготовить отчёт. И ещё ответить на важное письмо коллеги. А другому коллеге — перезвонить. И настроить программу на компьютере. Да, и не забыть заказать подарки детям. И связаться со страховой. И я, кажется, вчера не всё успел сделать по работе, надо посмотреть в ежедневнике…
Знакомо? Многозадачность — способность управляться сразу с несколькими делами и мгновенно переключаться с одного из них на другое. Она давно уже стала привычным явлением в современном мире. Однако далеко не все овладели этими навыками. Многие из нас нередко испытывают сильный стресс из-за страха оказаться погребёнными под лавиной дел. Рассказываем, как жить и работать в условиях многозадачности.
1. Составьте план и следуйте ему
Казалось бы, самый очевидный совет — но планировать тоже надо уметь.
- Грамотно составленный список задач — основа продуктивного дня. Поэтому не нужно делать это наспех. План на следующий день составляйте вечером или рано утром. Не отвлекайтесь при этом ни на какие другие дела.
- Можете использовать планировщик или воспользоваться обычным блокнотом — как вам удобнее.
- Выпишите все дела на день, распределите их по срочности и важности. Расставьте приоритеты.
- Если задач слишком много — сразу решите, можете ли вы что-то перенести на другой день.
- Посмотрите, всеми ли из них нужно заняться именно вам, можно ли что-то делегировать коллегам (а нерабочие дела — близким).
- Самые важные задачи, помимо внесения в список, можно продублировать напоминаниями в телефоне.
- Предусмотрите ситуации, когда вам может понадобиться переключиться на другое дело. Например, вы должны подготовить документ, но вам прислали не все необходимые данные, из-за чего процесс может встать на паузу на пару часов. Заранее подумайте, чем вы займётесь в эти часы.
2. Не отвлекайтесь
Часто мы сами себе мешаем сосредоточиться: даже во время рабочего цейтнота отвлекаемся на мессенджеры или просматриваем соцсети под предлогом «а вдруг сообщат что-то важное». Но довольно часто такое поведение — оправдание прокрастинации или желание хотя бы чуть-чуть передохнуть во время тяжёлого рабочего процесса. Если у вас истекает дедлайн — смело закрывайте все вкладки с соцсетями и не реагируйте на звуковые оповещения в телефоне. Отвлекайтесь только на звонки — ведь если случится что-то важное или срочное, вам непременно позвонят. А остальное точно сможет подождать час или два.
3. Сконцентрируйтесь
Можно одновременно гладить бельё и смотреть телевизор. Или читать книгу во время обеда. Или слушать подкаст на беговой дорожке. Но в работе такое не прокатит. То есть наслаждаться кофе с пончиком и одновременно работать над отчётом вы сможете, а вот работать над отчётом и обдумывать важное письмо, которые вы должны сегодня подготовить, не получится. Здесь одно будет непременно в ущерб другому. Поэтому какими бы мы ни были прокаченными в плане многозадачности, важно уметь сконцентрироваться на одном деле и довести его до конца, прежде чем перейти к другому.
4. Умейте отказывать
Довольно частая причина рабочих завалов — то, что мы откликаемся на все просьбы. «Вы лучше всех справитесь с этим», — уверяют нас, и мы берёмся за дополнительную работу, не доделав основную. Отказывать непросто. Тем более что мы и сами часто искренне хотим помочь. Но всё-таки нужно уметь всё чётко взвесить и при необходимости сказать твёрдое «нет». Усердие, чувство долга, желание принести пользу — всё это прекрасно, но только пока не вредит делу и не ввергает в стресс.
Ещё одна типичная ситуация вынужденной многозадачности: мы считаем, что быстрее всё сделать самому, чем объяснять другим, что требуется, а потом переделывать. Это ложный путь. Не берите на себя чужие дела. Потратьте время, объясните, попросите переделать раз, другой, третий. Да, вы потеряете в скорости выполнения дел сейчас, но зато сэкономите гораздо больше времени в будущем.
5. Тренируйтесь
Навыки многозадачности — это не что-то, данное свыше. Не стоит полагать, что либо они есть, либо их нет, и тут ничего не поправить. Всё это вполне можно развить.
Многозадачность и умение переключаться с одного дела на другое требует концентрации внимания. Этот навык можно подтянуть с помощью специальных приложений и онлайн-игр. Тренажёры, развивающие когнитивные способности, вы легко найдёте в интернете.
Кроме того, есть определённая польза и в компьютерных играх. «Уже существует ряд исследований, которые показывают положительное влияние видеоигр на внимание, память, мышление. Например, видеоигры могут развивать зрительно-пространственное внимание, многозадачность. У опытных геймеров могут улучшаться зрительная рабочая память и стратегическое мышление, общий уровень IQ», — рассказала в одном из интервью кандидат психологических наук, научный сотрудник МГУ Светлана Чигарькова.
Разумеется, хорошая тренировка для мозга — чтение книг. Старайтесь читать каждый день хотя бы по паре десятков страниц. А лучшим способом тренировки памяти по-прежнему считается заучивание стихов.