Почти каждому из нас хотя бы раз в жизни приходится написать объяснительную записку на работе. Одни работодатели позволяют сделать это в свободной форме, другие требуют соблюдать определённые правила её заполнения. Как правильно оформить объяснительную записку и когда это обязательно делать, рассказывает СберСова.
Далеко не каждый руководитель потребует от сотрудника написать объяснительную записку. Обычно это делается в тех случаях, когда подчинённый действительно сорвал рабочий график или злостно нарушил трудовой договор. Несколько объяснительных записок, особенно составленные за короткий срок, могут стать даже поводом для последующего увольнения сотрудника. Правда, для этого его проступки должны быть действительно тяжкими и нести риски для всей компании в целом. Например, влиять на KPI целого отдела или стать причиной разрыва партнёрских отношений с крупным поставщиком. На самом деле нюансов у объяснительной намного больше, а писать такую записку не всегда обязательно. Впрочем, если вас не обошла такая обязанность, то важно составить объяснительную правильно.
Что такое объяснительная записка
Это официальный документ, который руководитель может запросить у подчинённого для объяснения причин того или иного нарушения или несоответствия его работы требованиям компании либо трудовому договору. Дело касается как самого главного руководителя (директора компании), так и руководителя конкретного департамента. По большому счёту, любой человек, назначенный главным над другим сотрудником (желательно, чтобы это было указано в документах при приёме на работу), имеет право потребовать написать объяснительную. Иногда затребовать от вас соответствующий документ может даже сотрудник отдела кадров, но лучше переадресовать его просьбу к вашему непосредственному начальнику.
Как правило, всё, что связано с такими записками, относится к сугубо внутренним отношениям между сотрудниками одной компании. Это если написание объяснительных не заходит дальше — например, не доходит до попыток уволить по факту наличия таких записок, до трудового спора или даже до суда между работодателем и нанятым сотрудником.
С позиции закона требование написать объяснительную записку может быть предварительной стадией перед наложением дисциплинарного взыскания. Так, в статье 193 Трудового кодекса РФ сказано, что перед применением такого вида взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Это и есть объяснительная.
Важный момент — у сотрудника нет обязательства написать объяснительную записку сразу. Но если по истечении двух рабочих дней после требования это сделать записка не будет предоставлена руководителю, последний имеет право составить акт об этом.
Чем грозит дисциплинарное взыскание
Один дисциплинарный проступок — одно дисциплинарное взыскание. Это законное правило, установленное ТК РФ. К таким поступкам может относиться любое неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником тех трудовых обязанностей, которые на него возложены, по его вине. Трудовые обязанности сотрудника при этом прописаны в трудовом договоре. За что могут уволить, читайте здесь.
Существует три основных дисциплинарных взыскания:
- замечание;
- выговор;
- увольнение по определённым основаниям.
Такое взыскание должно быть применено работодателем не позже одного месяца со дня обнаружения проступка. Это время не включает больничный или отпуск сотрудника. Несколько дисциплинарных взысканий также могут стать поводом для увольнения.
Если на вас наложено дисциплинарное взыскание, это не значит, что вам не нужно ходить на работу. Даже при увольнении вы будете обязаны отработать 2 недели (если по соглашению сторон нет договорённостей об ином), в иных случаях — работать по обычному графику.
Дисциплинарное взыскание можно обжаловать в трудовой инспекции и даже в суде.
Когда и зачем пишут объяснительную записку
Если смотреть по закону, то у сотрудника нет обязанности писать объяснительную записку — только право. Однако лучше не вступать в прямую конфронтацию с работодателем и составить этот документ в произвольной форме в тот же день, когда попросят. Написание объяснительной также может стать поводом для обсуждения действующих в компании правил и уточнения ряда давно волновавших вас вопросов.
Обычно работодатель просит написать объяснительную в двух случаях:
- сотрудник нарушил трудовые правила и обязанности;
- руководителю необходимо разобраться в произошедшей ситуации и найти виновных.
Во втором случае записку могут попытаться заставить писать даже свидетелей произошедшего, что не всегда является обоснованным требованием со стороны работодателя. Однако если вы невиновны, то объяснительная записка вполне может стать для вас своеобразным алиби.
Подытожим. У работодателя есть право требовать написать объяснительную записку, если сотрудник:
- нарушил трудовую дисциплину;
- пренебрёг внутренними правилами трудового распорядка или другими локальными актами в компании;
- не соблюдал свои обязанности, которые указаны в трудовом договоре или должностной инструкции;
- является возможным участником нарушения среди группы сотрудников.
Даже минутное опоздание может стать причиной для составления письменного объяснения — записки, если в одном из подписанных вами при приёме на работу документов указана недопустимость опозданий.
В свою очередь, для сотрудника объяснительная — это самый простой способ оправдаться или объяснить свою точку зрения. Её стоит написать хотя бы для того, чтобы ваши показания были задокументированы. В этом смысле не помешает сфотографировать готовую объяснительную записку, а также попросить работодателя дать вам ответную записку в свободной форме, где он укажет, что получил от вас объяснительную такого-то числа.
Если причина, указанная в объяснительной записке, будет признана работодателем уважительной, сотрудник может избежать наказания в связи с провинностью.
Виды объяснительных записок
Закон и Трудовой кодекс не подразумевают разделения такого рода записок на отдельные виды. Но иногда их разделяют сами работодатели. Это разъясняющая и оправдательная записки. В первом случае руководитель собирает такие записки со всех участников и очевидцев происшествия, чтобы благодаря им выстроить единую картину случившегося. Во втором случае записку пишет тот сотрудник, который совершил проступок.
В целом любые записки можно подразделить на три вида:
- объяснительные — с ними мы уже разобрались;
- докладные — в них сотрудник докладывает вышестоящему руководителю о проделанной работе или текущих результатах ещё идущего проекта;
- служебные — похожи на докладные, но чаще представляют собой вид деловой переписки с просьбой или отчётом между сотрудниками, напрямую не подчиняющимися друг другу.
Правила составления объяснительной
Как писать объяснительную правильно — непростой вопрос. Дело в том, что регламентированных правил написания записок, которые объяснят инцидент с сотрудником на работе, в России не существует.
Однако для объяснительной действуют общепринятые правила:
- в ней 2 блока — описательный (что произошло) и объяснительный (почему произошло);
- адресуется непосредственному руководителю или другому вышестоящему лицу;
- объясняет, что произошло на работе или по пути на место работы;
- в ней нет выводов и просьб — только констатация фактов.
Обычно объяснительная записка пишется на имя генерального директора компании или предприятия. В правом верхнем углу указывается адресат документа и его составитель (с ФИО и должностью).
Далее посередине листа ставится название документа — «Объяснительная записка». Иногда можно написать только его, иногда следует добавить вид документа — например, «Объяснительная записка об отсутствии на работе».
После названия необходимо от первого лица описать саму суть проблемы с указанием своих фамилии, имени, отчества и даты, когда произошло событие.
На последней строчке записки слева указывается дата составления документа, а справа — подпись составителя. В редких случаях необходимо также будет написать свою должность и присвоить записке порядковый номер. Однако документ будет составлен правильно и без этих уточнений.
Сам работодатель при этом присвоит входящий номер полученной объяснительной (если планирует подшить её в личное дело сотрудника).
Писать объяснительную можно как в печатной форме, так и от руки. Но подпись составителя должна быть проставлена только собственноручно.
Сроки хранения объяснительной
По некоторым правилам, объяснительную записку необходимо вкладывать в личное дело сотрудника и хранить до 75 лет в зависимости от содержимого записки. При этом руководитель компании может выпустить внутренний приказ, который увеличит срок хранения записки (уменьшать нельзя). Чаще такой подход используется только в случае наложения дисциплинарного взыскания.
Записки, которые стали причиной дисциплинарного взыскания, хранятся 3 года. Кстати, его можно наложить в течение месяца с момента совершения проступка, но не позднее шести месяцев с этой даты.
Образцы объяснительных записок
Как именно писать объяснительную, зависит от того, что произошло и какие требования по её написанию есть в организации. Объём текста в записке не ограничивается, но не следует делать его слишком большим.
Например, если вы опоздали, можно просто написать в теле записки:
Я, Иванов Иван Иванович, опоздал на работу 27.04.2022 на 15 минут в связи с тем, что попал в пробку и не мог повлиять на ситуацию. Из дома вышел заранее, с запасом времени.
Когда задержка связана с посещением врача, можно написать так:
Я, Дубровская Анна Александровна, была вынуждена опоздать на работу 21.03.2023 из-за посещения врача. Согласно его назначениям, мне необходимо было экстренно сдать анализы, это заняло дополнительное время. Ксерокопию назначения врача прилагаю.
Вообще, если есть документы, которые могут обелить вашу репутацию перед начальником, лучше приложить их фото или ксерокопии к объяснительной. Заверять где-либо такие документы необязательно.
Если вы вынужденно задержались, будучи в здании своего офиса, это также нужно отметить:
15 апреля 2023 года я пришёл на работу вовремя, но застрял с другими сотрудниками бизнес-центра в лифте, где провёл 1 час 15 минут — до 10:15 (мск). Подтвердить данный факт может управляющая компания бизнес-центра.
Если непоявление на важных переговорах связано с другой задачей от вашего руководителя, необходимо указать это в записке:
10 июня 2022 года я не смог присутствовать в 9 утра на переговорах с ООО «Консалт-Резалт», так как по поручению моего руководителя, Петрова Ивана Петровича, находился на деловой встрече с другим партнёром — ООО «СимДимСин». Факт встречи может подтвердить представитель партнёра — Лобашёв Иван Семёнович.
Кстати, в последнем случае есть смысл просить руководителя заранее писать о встрече вам на электронную почту. Это поможет иметь на руках неоспоримое доказательство поставленной начальником задачи, что важно в случае наложения нескольких задач друг на друга по времени.
Если проступок более существенный, следует рассказать в объяснительной записке о нём как можно подробнее, но опираясь только на факты. При этом факты желательно подбирать те, которые можно подтвердить — записью с камеры наблюдения в лифте или на парковке, свидетельствами очевидцев, полученными обычными или электронными письмами либо другим образом.