Откликаясь на вакансию, далеко не все считают нужным прилагать к резюме сопроводительное письмо. А ведь именно этот документ способен привлечь внимание рекрутера и дать соискателю дополнительный шанс получить желаемую должность. Расскажем, что представляет собой сопроводительное письмо, как его правильно составить и избежать типичных ошибок, какую информацию необходимо указать, а от какой — лучше воздержаться.
- Что такое сопроводительное письмо
- Зачем нужно писать сопроводительное письмо
- Основные требования к сопроводительному письму
- Структура письма
- Типичные ошибки соискателей
- Примеры сопроводительных писем
- Когда уместно писать краткое сопроводительное письмо, а когда развёрнутое
- Сопроводительное письмо: образец для частных случаев
- Что ещё нужно учитывать при работе над сопроводительным письмом
- Чек-лист: взгляд на сопроводительное письмо перед отправкой
Что такое сопроводительное письмо
Это ёмкий и лаконичный рассказ о себе, из которого потенциальный работодатель понимает, что вы заинтересованы в предлагаемой работе и подходите для неё более других кандидатов. Это дополнение к резюме, где раскрываются ключевые навыки и качества соискателя, необходимые для работы.
Многим непонятно, чем отличается сопроводительное письмо от резюме. В резюме даётся портрет специалиста в целом. В сопроводительном письме делаются акценты, выделяются навыки и качества, актуальные для конкретной вакансии и работодателя. Здесь вы можете рассказать о себе немного больше, сообщить работодателю то, что его может заинтересовать.
Зачем нужно писать сопроводительное письмо
Во-первых, чтобы привлечь внимание к резюме. Когда кандидатов очень много и эйчар не в состоянии просмотреть все отклики, правильное сопроводительное письмо способно выделить ваше резюме из множества других. Особенно важно писать такие письма тем, у кого недостаточно релевантного опыта. Это позволит сделать акцент на образовании, навыках, личных качествах, которые могут пригодиться в работе, подчеркнуть, что вы готовы и способны учиться. Всё это увеличивает шанс получить работу.
Кроме того, сопроводительное письмо по умолчанию демонстрирует вашу заинтересованность, доказывает, что вы не занимаетесь массовой рассылкой резюме, а откликнулись на вакансию осознанно, и подчёркивает вашу мотивацию (не случайно сопроводительное письмо иногда называют мотивационным).
Некоторые работодатели прямо заявляют, что резюме без сопроводительного письма рассматриваться не будут. Просят объяснить в отклике, почему вас заинтересовала вакансия, из-за чего считаете себя подходящим кандидатом, какую пользу способны принести компании и так далее. Понятно, что в таком случае отправка резюме без сопроводительного письма попросту бессмысленна.
Ещё один важный момент
Текст письма показывает вашу грамотность, способность связно и логично излагать мысли, даёт представление о вашем общем уровне.
Основные требования к сопроводительному письму
- Объём. Очень короткий текст, содержащий лишь пару предложений, скорее всего, будет воспринят негативно. Работодатель решит, что вы отнеслись к задаче формально — и будет прав. Едва ли в нескольких словах получится раскрыть свои преимущества и доказать, что вы являетесь идеальным кандидатом.
Писать огромное развёрнутое письмо тоже не нужно. Рекрутеры ежедневно просматривают множество документов, и читать лонгриды им некогда. Идеальный размер — 0,5-0,75 страницы формата А4. При этом ваше письмо должно быть логически выстроенным и завершённым.
Пример формального письма
Добрый день!
Направляю резюме на вакансию «офис-менеджер».
Прошу рассмотреть мою кандидатуру.
С уважением, NN
- Стиль изложения. Отклик на вакансию — это деловая переписка, так что следует придерживаться соответствующего стиля. При этом желательно избегать штампов и канцеляризмов, которые утяжеляют и обезличивают любой текст. Так, вместо фразы «Прошу рассмотреть моё резюме на соискание должности старшего бухгалтера» лучше написать «Меня заинтересовала вакансия старшего бухгалтера в вашей компании». Далее в свободной форме объяснить, почему выбрали этого работодателя и считаете себя подходящей кандидатурой.
- Исключения из правил. Они встречаются. Например, если речь идёт о творческих специальностях. Или когда в компании молодой и креативный коллектив. В таких случаях стиль может быть более свободным, но не фривольным. Как правило, общий тон, которого следует придерживаться, легко считывается из описания вакансии.
Пример
Интернет-журнал о новых направлениях в дизайне ищет в свою команду энергичного и увлечённого маркетолога с опытом от года.
Мы предлагаем:
- офис в центре Москвы;
- кофе и печеньки;
- гибридный график;
- зарплату по рынку;
- возможность расти и развиваться вместе с нами.
Откликаясь на подобные предложения, можно придерживаться неформального стиля. Но важно не переборщить с вольностями и креативом.
Структура письма
В сопроводительном письме, как и в любом тексте, приветствуется чёткая структура:
- вступление;
- основная часть — описание опыта и навыков;
- заключение — благодарность за уделённое время, заверение в готовности к сотрудничеству, контактная информация.
- Вступительная часть. Начните с приветствия: «Добрый день!» или «Добрый день, Александра Павловна!» (если в описании вакансии указано контактное лицо). Затем напишите, что вас заинтересовало предложение работодателя, укажите, где вы о нём узнали: «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам в компании ″Васильев и партнёры″, размещённая в газете NNN». Если откликаетесь на вакансию через профильный ресурс, то не нужно сообщать, где нашли предложение о работе — это очевидно.
- Затем переходим к основной части. Расскажите, почему хотите работать в этой компании. Если знакомы с её деятельностью, читали о ней, подписаны на её рассылку или соцсети, обязательно об этом сообщите: это подчеркнёт вашу вовлечённость и заинтересованность. Теперь приступаем к самопрезентации: рассказываем о релевантном опыте, профессиональных навыках и личных качествах. В этой части надо избегать общих фраз и шаблонов. Сделайте упор на конкретику и факты.
| Требования к соискателю | Вариант написания в сопроводительном письме |
|---|---|
| Опыт от трёх лет | Я уверен, что справлюсь с поставленными задачами, поскольку в течение 15 лет активно занимаюсь оптовыми продажами. |
| Английский не ниже уровня Intermediate | Общаюсь на профессиональные и повседневные темы, читаю и перевожу со словарём, воспринимаю англоязычную речь на слух, могу поддерживать деловую переписку. Готов к дальнейшему обучению. |
| Креативность | Создал более 500 уникальных текстов. Портфолио во вложении. |
Если некоторым требованиям компании вы как соискатель пока не соответствуете, но хотите работать именно там — не стоит ничего придумывать. Лучше подчеркнуть свою заинтересованность и найти убедительные аргументы в свою пользу, доказывающие способность справиться с поставленными задачами.
| В описании вакансии | В сопроводительном письме |
|---|---|
| Опыт работы главным бухгалтером от трёх лет | Десять лет работал старшим бухгалтером в крупной компании, в последние 1,5 года занимал должность главного бухгалтера. Поэтому я уверен, что справлюсь с обязанностями главного бухгалтера на вашем предприятии. |
| Опыт заключения контрактов с зарубежными партнёрами | У меня нет релевантного опыта, но я надеюсь, что мои навыки общения, уверенное владение английским языком, знание рынка и профильное образование позволят мне эффективно трудиться в вашей компании. |
Существует статистика, каким моментам в мотивационном письме рекрутёры уделяют внимание.
Большинству наиболее интересны мотивы соискателя — почему он выбрал именно эту компанию или должность, и польза, которую он может принести. Эти два фактора занимают доминирующие позиции. Остальные — даже опыт, об отсутствии которого нередко переживают начинающие специалисты или те, кто переходит в другую сферу деятельности, — не так важны. Поэтому при составлении текста письма стоит сосредоточиться именно на этих моментах.
- В заключительной части поблагодарите работодателя за то, что он уделил внимание вашему отклику. Выразите надежду на сотрудничество, сообщите о своей готовности приехать на собеседование, продублируйте контактные данные, указанные в резюме (номер телефона, e-mail, предпочтительные мессенджеры для связи).
Типичные ошибки соискателей
Очень часто кандидаты сообщают в письме те же сведения, что уже есть в резюме, тем самым обесценивая свою работу. Информация в письме не должна повторяться. Его цель — дополнить резюме и сделать нужные акценты. Так, если в резюме заявлено, что уровень владения иностранным языком Advanced, то в письме лучше сообщить, что соискатель свободно общается, читает, ведёт переписку.
| В резюме | В спороводительном письме |
|---|---|
| Высшее образование, год окончания вуза | Окончил факультет менеджмента и торговли 10 лет назад, все эти годы работаю по специальности. |
| Обучаемость | На последнем рабочем месте освоил Adobe Photoshop; без отрыва от работы окончил курсы английского языка (уровень В1); приобрёл навыки руководства коллективом из 5 человек. |
| Опыт руководящей работы | В течение трёх лет руководил отделом по работе с клиентами и увеличил продажи на 25%. |
Порой соискатели пытаются при помощи сопроводительного письма создать образ идеального кандидата. И это правильно. Но не нужно преувеличивать свои заслуги и замалчивать проблемы. Прежде чем откликаться на вакансию, стоит критически просмотреть резюме и подумать, какие моменты могут насторожить потенциального работодателя. Значительный перерыв в трудовой биографии? Кардинальная смена карьерного пути? Стоит выявить все белые пятна — а в сопроводительном письме объяснить, почему так случилось.
Все мы живые люди, которые имеют право менять свои решения, уделять время семье и личностному развитию. Если человек не работал два года и в это время писал диссертацию, лучше так и сказать. Если её тема никак не пересекается с нынешней специальностью, объясните, почему она была интересна, какой полезный опыт был приобретён.
Иногда соискатель так увлекается составлением сопроводительного письма, что рассказывает в нём обо всех своих увлечениях, начиная со средней школы, и приобретённых в связи с ними навыках. Сообщать о хобби уместно, если интересы перекликаются с профессиональными обязанностями. Однако информация о первом юношеском разряде по шахматам или умении вышивать крестиком вряд ли полезна для составления образа идеального сотрудника. Она попросту лишняя. Сделайте акцент на навыках и качествах, которые коррелируют с требованиями вакансии. Например, упоминание того, что вы читаете Диккенса на языке оригинала, может подчеркнуть уверенное владение английским.
И ещё важный момент. Стоит проверить текст на орфографию и пунктуацию, можно с помощью специальных сервисов. Небрежное письмо с ошибками и опечатками сведёт на нет все усилия.
Примеры сопроводительных писем
Теперь, когда мы разобрали основные принципы составления и требования к мотивационному письму, предлагаем немного потренироваться. Заполните приведённый ниже шаблон кратко или развёрнуто.
Здравствуйте!
Меня заинтересовала вакансия_______, размещённая на сайте вашей компании___________. Направляю своё резюме.
В течение____лет тружусь в сфере_______________. В настоящее время являюсь_______________ в компании __________. Она занимается________________.
Хочу работать в вашей компании, поскольку ________________________.У меня достаточный опыт ______________. Я занимался_________, _________, ____________.
Кроме того, меня заинтересовала возможность __________________.
Готов пройти собеседование по телефону, онлайн, встретиться лично.
Буду благодарен за обратную связь.
- тел.: ________________;
- электронная почта: _______________.
С уважением, ФИО.
Когда уместно писать краткое сопроводительное письмо, а когда развёрнутое
Понять это можно, внимательно изучив описание вакансии. Если работодатель напрямую говорит, что резюме без сопроводительного письма не рассматриваются, есть смысл предоставить более подробные сведения о себе.
Кроме того, развёрнутое письмо выручит соискателей с небольшим опытом или отсутствием такового. В нём можно описать свои умения и личные качества, которые позволят хорошо выполнять работу и быть полезным именно для этой компании. Если же должность предполагает портфолио, обычно бывает достаточно краткого мотивационного письма.
Добрый день!Меня заинтересовала вакансия «Графический дизайнер», размещённая на сайте вашей компании. Направляю вам своё резюме. 12 лет я занимаюсь дизайном, последние 3 года специализируюсь на графическом дизайне. Мои проекты можно посмотреть здесь (активная ссылка). Резюме во вложении.
Буду рад пообщаться по телефону, онлайн или на очном собеседовании.Мои контактные данные:
- тел.: ________________;
- электронная почта: ______________.
С уважением, ФИО.
В данном случае портфолио охарактеризует соискателя лучше, чем детальный рассказ о себе. Если работ недостаточно, стоит написать более подробное сопроводительное письмо к вакансии.
Здравствуйте!
Меня заинтересовала вакансия «Графический дизайнер», размещённая на сайте вашей компании в разделе «Работа». Направляю вам своё резюме.
В 2022 году я окончил (название вуза) и получил специальность «Графический дизайнер». В 2021 году проходил практику в (название предприятия), где в мои обязанности входило (перечисление задач).
По окончании вуза стажировался в (название). Резюме и рекомендательное письмо руководителя стажировки — во вложении.
Давно слежу за проектами вашей компании, считаю их современными, востребованными и очень интересными. Я легко вливаюсь в любой коллектив, быстро учусь, всегда соблюдаю дедлайны, владею программами, которые требуются для решения задач, заявленных в описании вакансии. Поэтому считаю, что сотрудничество будет взаимовыгодным.
Спасибо, что прочитали моё письмо. Буду рад приехать на собеседование, ответить на ваши вопросы по телефону, в любом из мессенджеров (...).
Мои контакты:
- тел.: ________________;
- e-mail: _______________.
С уважением, ФИО.
Сопроводительное письмо: образец для частных случаев
Выше мы описали общие принципы составления мотивационного письма. Иногда допустимо отклониться от стандартных формулировок. Приведем примеры таких писем.
Выпускник вуза
Выпускнику вуза без стажа и опыта работы стоит акцентировать внимание на наличии профильного образования и желании активно развиваться в этой области.
Вводная и заключительная части письма не будут отличаться от стандартного.
В 2023 году закончил (название вуза) по специальности (название специальности). Средний балл диплома — (средний балл). Проходил практику в компании (название компании) на должности (должность).
Во время обучения участвовал в научно-практических конференциях (названия конференций, других мероприятий) с докладами (темы докладов). Посещал дополнительные обучающие курсы (название курсов).
Мне интересно это направление деятельности, я считаю, что смогу развиваться в нём и приобретать практический опыт, принося пользу компании.
Сотрудник узкой специализации
Юрист может заниматься семейным, земельным или уголовным правом, бухгалтер работать на учёте товарно-материальных ценностей, начислении зарплаты или других участках, сотрудник банка — в кассовой зоне, кредитном отделе, отделе страховых продуктов и т. д. Помимо соответствующего указания в резюме, стоит уделить этому несколько строк в сопроводительном письме.
Здравствуйте! Меня зовут Анна. Направляю отклик на заинтересовавшую меня вакансию бухгалтера по расчету заработной платы в вашей компании.
В 2021 году закончила (название вуза) по специальности «бухгалтерский учёт и аудит». Четыре года занимала должность бухгалтера в ООО «Океан» на участке заработной платы с 85 сотрудниками. Помимо расчёта зарплаты, занималась начислением пособий по временной нетрудоспособности, отпускных и декретных выплат, расчётами при увольнении.
Опыта расчёта заработной платы нерезидентам РФ не имею, но уверена, что смогу быстро овладеть необходимыми навыками.
Опытный пользователь следующих программ и сервисов: 1С8, ЗУП, «Консультант Плюс», «Гарант», «Контур». Легкообучаема, быстро осваиваю новые программные продукты.
Буду рада пообщаться по телефону, всегда на связи в мессенджерах (название мессенджера). Прийти на собеседование могу в любой день в рабочее время. Мой номер телефона: (номер)
Что ещё нужно учитывать при работе над сопроводительным письмом
Обращение должно быть адресным. У того, кто будет его читать, не сложится впечатление, что вы устроили веерную рассылку по более или менее подходящим вакансиям. Потратьте немного времени на сбор информации о имидже, традициях, достижениях компании и упомяните об этом в тексте письма. Так работодатель ощутит вашу заинтересованность.
Личное как часть профессионального. Рассказывая об ошибках при написании мотивационного письма, мы упоминали, что не стоит перечислять в нем все свои хобби, полезные привычки, навыки, которые не имеют отношения к вакансии. Однако большинство работодателей всё же предпочитают, чтобы, помимо профессиональных качеств, потенциальный сотрудник упомянул и о личных.
- 74% рекрутеров обращают внимание на такое личное качество кандидата, как ответственность;
- 61% — будут рады, если соискатель упомянет об исполнительности;
- 53% — останутся довольны умением работать в команде;
- 46% — считают, что кандидат должен быть коммуникабельным;
- 38% и 33% — хотят, чтобы будущий сотрудник проявлял гибкость и умел разрешать конфликты;
- 23% — приветствуют креативность;
- 20% — считают важным для соискателя критическое мышление.
Упоминая о любом из этих присущих вам качеств, стоит написать пару слов о том, в чём оно проявляется. Будет идеально, если вы сможете подчеркнуть, как личные качества помогут в исполнении профессиональных обязанностей.
Используйте точные цифры, избегайте неопределенности. Вместо «несколько лет занимал должность…» стоит написать «5,5 лет занимал должность…». «Вёл одновременно до десяти проектов» может означать и один проект, и девять. Конкретизируйте.
Сопроводительное письмо — дополнительная возможность соискателя рассказать о себе. В нём не принято задавать вопросы о графике работы, заработной плате, условиях труда. Да и вообще, любые вопросы. Если какие-то моменты остались неясными из описания вакансии, их можно выяснить до собеседования в чате с HR-специалистом (большинство сайтов по поиску работы имеют такую функцию) или непосредственно на собеседовании.
Стиль письма должен соответствовать корпоративной политике компании. Он может быть строго деловым или более лёгким. Понять, какой стиль допустимо использовать, можно внимательно прочитав текст вакансии.
Важно не только содержание, но и форма. Само собой разумеется, что в письме не должно быть грамматических, пунктуационных ошибок, опечаток. Даже если вы на 100% уверены в собственной грамотности и внимательности, обязательно перечитайте текст после составления и ещё раз — перед отправкой. Есть и ещё один пункт, на который не все обращают внимание. Оформление сопроводительного письма, которое сделает его визуально комфортным для чтения — дополнительный плюс к вашему образу.
Чек-лист: взгляд на сопроводительное письмо перед отправкой
- Текст состоит из вводной, основной и заключительной части. Основная часть содержит не более 5-6 коротких, но ёмких предложений.
- Вступление не затягивается — сразу переходите к сути.
- Вы поняли потребности работодателя и рассказываете о себе с учётом этих фактов.
- Указан номер телефона и другие контакты для связи.
- Текст вычитан и отформатирован.
Отнеситесь к сопроводительному письму не как к бессмысленной «отписке», а как к еще одному способу выделиться среди стандартных откликов. Это наверняка повысит ваши шансы получить желаемую должность.