Как правильно написать сопроводительное письмо к резюме

Откликаясь на вакансию, далеко не все считают нужным писать сопроводительные письма. Но именно этот документ способен привлечь внимание рекрутера и повысить шансы на трудоустройство. О том, что представляет собой сопроводительное письмо, как его правильно составить, как избежать типичных ошибок и какую информацию необходимо указать, мы и поговорим.

Что такое сопроводительное письмо

Это ёмкий и лаконичный рассказ о себе, из которого потенциальный работодатель понимает, что вы заинтересованы в предлагаемой работе и подходите для неё более других соискателей. Это дополнение к резюме, где указаны ключевые навыки и качества, необходимые для работы.

Многим непонятно, чем отличается сопроводительное письмо от резюме. В резюме даётся общий портрет специалиста. В сопроводительном письме делаются акценты, выделяются навыки и качества, актуальные для конкретной вакансии и работодателя. Здесь вы можете рассказать о себе больше, сообщить работодателю то, что его может заинтересовать.

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Во-первых, чтобы привлечь внимание к резюме. Когда кандидатов очень много и эйчар не успевает просмотреть все отклики, грамотно составленное сопроводительное письмо способно выделить ваше резюме из множества других. Особенно важно писать такие письма, если у вас недостаточно релевантного опыта. Это позволит сделать акцент на личных качествах, образовании, навыках, которые могут пригодиться в работе, подчеркнуть, что вы готовы и способны учиться. И тем самым повысить свои шансы получить работу.

Кроме того, сопроводительное письмо по умолчанию демонстрирует вашу заинтересованность, доказывает, что вы не занимаетесь массовой рассылкой резюме, а откликнулись на вакансию осознанно, и подчёркивает вашу мотивацию (не случайно сопроводительное письмо иногда называют мотивационным).

Некоторые работодатели прямо заявляют, что резюме без сопроводительного письма рассматриваться не будут. Просят объяснить в отклике, почему вас заинтересовала вакансия, из-за чего считаете себя подходящим кандидатом, какую пользу способны принести компании и так далее. Понятно, что в таких случаях отправка резюме без сопроводительного письма попросту бессмысленна.

Основные требования к сопроводительному письму

• Объём. Очень короткое письмо, содержащее лишь пару предложений, скорее всего, будет воспринято негативно. Работодатель решит, что вы отнеслись к задаче формально — и будет прав. Едва ли в нескольких словах получится раскрыть свои преимущества и доказать, что вы являетесь идеальным кандидатом.

Писать слишком развёрнутое письмо тоже не нужно. Рекрутеры ежедневно просматривают множество документов, и читать лонгриды им некогда. Идеальный размер — 0,5-0,75 страницы формата А4. При этом ваше письмо должно быть логически выстроенным и завершённым.

• Стиль изложения. Отклик на вакансию — это деловая переписка, так что следует придерживаться соответствующего стиля. При этом желательно избегать штампов и канцеляризмов. Они утяжеляют и обезличивают любой текст. Так, вместо фразы «Прошу рассмотреть моё резюме на соискание должности старшего бухгалтера» лучше написать «Меня заинтересовала вакансия старшего бухгалтера в вашей компании». И далее в свободной форме объяснить, почему выбрали именно этого работодателя и считаете себя подходящей кандидатурой.
• Исключения из правил. Они встречаются. Например, если речь идёт о творческих специальностях. Или когда в компании молодой и креативный коллектив. В таких случаях стиль может быть более свободным, но не фривольным. Как правило, общий тон, которого следует придерживаться, легко считывается из описания вакансии.

Откликаясь на подобные предложения, можно придерживаться неформального стиля. Но важно не переборщить с вольностями и креативом.

Структура письма

В сопроводительном письме, как и в любом тексте, должна быть чёткая структура: вступление; основная часть, в которой вы описываете свой опыт и навыки; заключение, где выражаете благодарность, заявляете готовность к сотрудничеству и сообщаете контактную информацию.

• Вступительная часть. Начните с приветствия: «Добрый день!» или «Добрый день, Александра Павловна!» (если в описании вакансии указано контактное лицо). Далее напишите, что вас заинтересовало предложение работодателя, укажите, откуда о нём узнали: «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам в компании ″Васильев и партнёры″, размещённая в газете NNN». Если откликаетесь на вакансию через специальный ресурс (например, сайт по подбору персонала), то не нужно сообщать, где нашли предложение о работе — это очевидно.
  
• Затем переходим к основной части. Расскажите, почему хотите работать в этой компании. Если знакомы с её деятельностью, читали о ней, подписаны на её рассылку или соцсети, обязательно об этом сообщите: это подчеркнёт вашу вовлечённость и заинтересованность.Теперь приступаем к самопрезентации: рассказываем о релевантном опыте, профессиональных навыках и личных качествах. В этой части надо избегать общих фраз и шаблонов. Лучше сделать упор на конкретику и факты.
  

Если некоторым требованиям компании вы как соискатель пока не соответствуете, но хотите работать именно там — не стоит ничего придумывать. Лучше подчеркнуть свою заинтересованность и найти убедительные аргументы в свою пользу, доказывающие способность справиться с поставленными задачами.

• В заключительной части поблагодарите работодателя за то, что он ознакомился с вашим откликом. Выразите надежду на сотрудничество, сообщите о своей готовности приехать на собеседование и продублируйте почту и телефон, которые вы указали в резюме.

Типичные ошибки при составлении письма

Очень часто соискатели сообщают в письме те же сведения, что изложены в резюме, тем самым обесценивая свою работу. Письмо не должно дублировать информацию. Его цель — дополнить резюме и сделать нужные акценты. Так, если в резюме заявлено, что уровень владения иностранным языком Advanced, то в письме лучше сообщить, что соискатель свободно общается, читает, ведёт переписку.

Порой соискатели пытаются при помощи сопроводительного письма создать образ идеального кандидата. И это правильно. Но не нужно преувеличивать свои заслуги и замалчивать проблемы. Прежде чем откликаться на вакансию, стоит критически просмотреть резюме и подумать, какие моменты могут насторожить потенциального работодателя. Значительный перерыв в трудовой биографии? Кардинальная смена карьерного пути? Стоит выявить все белые пятна — а в сопроводительном письме объяснить, почему так случилось.

Все мы живые люди, которые имеют право менять свои решения, уделять время семье и личностному развитию. Если человек не работал два года и в это время писал диссертацию, лучше так и сказать. Если её тема никак не пересекается с нынешней специальностью, объясните, почему она была интересна, какой полезный опыт был приобретён.

Сообщать о хобби уместно, если интересы перекликаются с профессиональными обязанностями. Например, чтение Диккенса на языке оригинала упомянуть можно — чтобы подчеркнуть свободное владение английским.

И ещё важный момент. Стоит проверить текст на орфографию и пунктуацию. Можно воспользоваться специальными сервисами. Небрежное письмо, пестрящее опечатками и ошибками, сведёт на нет все усилия.

Примеры сопроводительных писем

Теперь, когда мы разобрали основные принципы составления сопроводительного письма, предлагаем немного потренироваться. Заполните приведённый ниже шаблон кратко или развёрнуто.

Когда уместно писать краткое сопроводительное письмо, а когда развёрнутое

Понять это можно, внимательно прочитав описание вакансии. Если работодатель напрямую говорит, что резюме без сопроводительного письма не рассматриваются, есть смысл сообщить больше информации о себе.

Кроме того, развёрнутое письмо выручит соискателей с небольшим опытом или отсутствием такового. В нём можно сообщить о своих умениях и личных качествах, которые позволят хорошо выполнять работу и быть полезным для конкретной компании. Если же должность предполагает портфолио, обычно бывает достаточно краткого сопроводительного письма.

В данном случае портфолио охарактеризует соискателя лучше, чем детальный рассказ о себе. Если работ недостаточно, стоит написать более подробное сопроводительное письмо. Например, такое.

Что ещё нужно учитывать при составлении сопроводительного письма

• Важно, чтобы обращение было адресным. Нужно показать, что вы хотите работать именно в этой компании. Поэтому стоит больше узнать о её достижениях, имидже, традициях.
• Стиль письма должен соответствовать корпоративной политике компании. Он может быть строго деловым или более лёгким.
• Лучше сделать акцент на качествах и навыках, которые коррелируют с требованиями вакансии. Подробно рассказывать обо всех своих достоинствах совершенно ни к чему.