Билеты в корзине, коллеги готовы вас заменить, чемодан ждёт на антресолях. Вы ждали этот отпуск весь год, и последний шаг занимает пять минут: нужна бумага для работодателя. Ошибка в документе сдвигает отдых на недели. Ниже вы найдёте правила оформления, готовые шаблоны и ответы на частые вопросы.
- Нужно ли подавать заявление об отпуске
- Какие бывают отпуска и как выбрать нужный
- Как правильно написать заявление на отпуск: пошаговая инструкция
- Образцы заявлений на отпуск: готовые шаблоны
- За сколько дней подавать заявление об отпуске
- Может ли работодатель отказать в отпуске
- Частые ошибки при оформлении заявления на отпуск
- Как подать документ электронно
- Частые вопросы о заявлении на отпуск
- Итоги: как оформить отпуск без ошибок
Нужно ли подавать заявление об отпуске
Единого правила для всех случаев закон не даёт. Многое зависит от того, как работник уходит в оплачиваемый отпуск: по графику или по своей инициативе.
Когда заявление обязательно
Письменная просьба нужна для отдыха вне графика. Например, сотрудник хочет уйти в другое время или взять неоплачиваемый отпуск. Документ нужен и тогда, когда работник просит разделить отпуск на части или перенести согласованные сроки. В этих случаях решение принимает работодатель. Ему нужна бумага, которая подтверждает просьбу сотрудника.
Когда можно уйти в отпуск без заявления
Ежегодный отпуск по утверждённому графику дают без документа. График отпусков на следующий год утверждают за две недели до начала года. Он обязателен для работодателя и для работника. Не позднее чем за две недели до начала кадровая служба вручает сотруднику уведомление, и он ставит в нём подпись. Затем руководитель подписывает приказ о предоставлении отпуска. Работник читает приказ и тоже ставит подпись.
Может ли работодатель требовать заявление
Закон не обязывает сотрудника писать документ для отпуска по графику. Свои бумаги могут добавить правила внутреннего распорядка, трудовой договор и кадровые регламенты. Если в компании принято подавать бумагу, выполните это правило. Спор из-за документа никому не нужен.
Какие бывают отпуска и как выбрать нужный
От вида зависит текст документа и список приложений.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Организация предоставляет оплачиваемый отпуск каждому работнику. Длительность составляет 28 календарных дней в году. Право на оплачиваемый отпуск за первый год работы возникает через шесть месяцев непрерывной работы. По соглашению сторон отдохнуть можно раньше.
Дополнительный оплачиваемый отпуск
Его получают сотрудники с вредными условиями труда или ненормированным рабочим днём, а также работники районов Крайнего Севера. Организация включает их в график вместе с основным оплачиваемым отпуском.
Отпуск без сохранения заработной платы
Работник просит его по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам. Длительность стороны согласуют. В ряде случаев работодатель обязан его дать. Например, на пять календарных дней при рождении ребёнка, регистрации брака или смерти близкого родственника. Работающим пенсионерам по старости положено до 14 календарных дней в году.
Отпуск для обучения
Право на него имеет работник, который проходит обучение в аккредитованной образовательной организации. Основание: справка-вызов. Организация сохраняет средний заработок, если человек получает образование этого уровня впервые. Длительность зависит от уровня образования и года обучения. Сотрудник приносит справку-вызов в отдел кадров.
Отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком
Женщина получает отпуск по беременности и родам по письменной просьбе и на основании листка нетрудоспособности. Уход за ребёнком до трёх лет оформляют по просьбе мамы, папы, бабушки, дедушки или другого родственника, который растит малыша. Образцы для остальных видов отпуска приведены ниже.
Как правильно написать заявление на отпуск: пошаговая инструкция
Закон не утверждает единую форму, поэтому подойдёт заявление в свободной форме. Соблюдайте порядок, и документ выйдет понятным.
Как оформить шапку заявления
В правом верхнем углу укажите адресата. Напишите должность, название организации и ФИО руководителя в дательном падеже. Ниже добавьте свою должность и ФИО в родительном падеже.
Образец:
«Генеральному директору
[название организации] [ФИО]
от [должность, ФИО]».
Как сформулировать просьбу об отпуске
По центру напишите слово «Заявление». Дальше назовите его вид. Дата начала отпуска и количество дней отпуска идут следом. Проверьте календарные дни. Нерабочие праздничные дни внутри ежегодного отпуска в его продолжительность не входят, поэтому его продлевают. Сверьте числа с календарём, чтобы последний день совпал с вашим расчётом.
Как указать дату и поставить подпись
Слева внизу напишите число. Дата составления заявления совпадает с днём, когда вы пишете документ. Справа поставьте подпись работника и расшифруйте её: инициалы и фамилия.
Нужно ли указывать причину отпуска
Для ежегодного оплачиваемого отпуска причину не называют. Для неоплачиваемого отпуска укажите причину. Если закон обязывает дать его, приложите документ: свидетельство о браке или о рождении ребёнка, справку об учёбе.
В каком виде подать заявление
Бумажный документ передайте в кадровую службу или секретарю. Попросите отметку о приёме на втором экземпляре. Многие компании принимают такие документы через кадровую систему или электронный документооборот. Порядок устанавливает работодатель, и его лучше уточнить в отделе кадров.
Образцы заявлений на отпуск: готовые шаблоны
Возьмите любой образец заявления об отпуске и замените поля в квадратных скобках своими данными. Шаблоны подходят для оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска.
[Должность руководителя, организация]
[ФИО руководителя]
от [должность, ФИО работника]
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной отпуск с [дд.мм.гггг] по [дд.мм.гггг] включительно.
[дд.мм.гггг] [подпись] [инициалы, фамилия]
[Должность руководителя, организация]
[ФИО руководителя]
от [должность, ФИО]
Заявление
Прошу предоставить мне часть ежегодного основного отпуска на [число] календарных дней с [дд.мм.гггг] по [дд.мм.гггг] включительно. Остаток отпуска прошу предоставить [в период или по графику].
[дд.мм.гггг] [подпись] [инициалы, фамилия]
Одна из частей оплачиваемого отпуска должна занимать не менее 14 календарных дней. Согласуйте разделение с работодателем.
[Должность руководителя, организация]
[ФИО руководителя]
от [должность, ФИО]
Заявление
Прошу предоставить мне неоплачиваемый отпуск с [дд.мм.гггг] по [дд.мм.гггг] включительно по причине [причина, при необходимости].
[дд.мм.гггг] [подпись] [инициалы, фамилия]
[Должность руководителя, организация]
[ФИО руководителя]
от [должность, ФИО]
Заявление
Прошу перенести мой основной отпуск с [дд.мм.гггг] на период с [дд.мм.гггг] по [дд.мм.гггг] по причине [причина].
[дд.мм.гггг] [подпись] [инициалы, фамилия]
Если работодатель не уведомил вас за две недели, укажите это как причину.
[Должность руководителя, организация]
[ФИО руководителя]
от [должность, ФИО]
Заявление
Прошу предоставить мне отпуск для прохождения [сессии, аттестации] с [дд.мм.гггг] по [дд.мм.гггг] на основании справки-вызова [образовательная организация] от [дд.мм.гггг] № [номер]. Справку прилагаю.
[дд.мм.гггг] [подпись] [инициалы, фамилия]
[Должность руководителя, организация]
[ФИО руководителя]
от [должность, ФИО]
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной отпуск вне графика с [дд.мм.гггг] по [дд.мм.гггг] включительно ([число] календарных дней) по причине [причина].
[дд.мм.гггг] [подпись] [инициалы, фамилия]
За сколько дней подавать заявление об отпуске
Срок зависит от вида отпуска.
Срок подачи заявления на ежегодный отпуск
Для отпуска по графику документ не нужен. Организация уведомляет сотрудника под подпись не позднее чем за две недели. Вне графика срок подачи заявления на отпуск закон не называет. Подайте бумагу за две недели: работодатель успеет издать приказ и подготовить выплаты. Отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала.
Сроки для отпуска без сохранения зарплаты
Единого срока для всех случаев нет. Он зависит от причины и локальных правил компании. В срочной ситуации работник подаёт просьбу, как только есть возможность. В плановых случаях узнайте порядок в отделе кадров.
За сколько дней подавать заявление в других случаях
Для учебного отпуска закон срок не называет. Работник подаёт документ сразу после получения справки-вызова. Срок подачи и срок выплаты отпускных связаны с разными датами.
Может ли работодатель отказать в отпуске
Когда отпуск дают по графику
График обязателен для работодателя и для сотрудника. Организация предоставляет оплачиваемый отпуск в срок из графика, а работник уходит в отпуск в эти же даты.
Когда отпуск зависит от согласования
Решение о других сроках вне графика принимает руководитель. Работодатель вправе принять предложенные сроки или назвать другие. Иначе обстоит дело с отпусками, которые закон обязывает предоставить. Например, на пять календарных дней при рождении ребёнка или при смерти близкого родственника.
Что делать, если заявление не принимают или не согласовывают
Зафиксируйте подачу: возьмите отметку на втором экземпляре или отправьте документ заказным письмом с описью. Затем напишите в профсоюз, если он есть, или в государственную инспекцию труда.
Частые ошибки при оформлении заявления на отпуск
Неправильно указаны даты и продолжительность
Сверьте даты с календарём и посчитайте календарные дни.
Не указан вид отпуска или основание
Назовите вид отпуска и укажите документ-основание: график или справку-вызов.
Заявление подано слишком поздно
Подайте его за две недели, чтобы приказ успели издать.
Нет подписи или подтверждения подачи
Поставьте подпись и получите отметку о приёме.
Работник считает заявление разрешением на отпуск
Документ не гарантирует отпуск. Пока нет приказа, отдых не оформлен. Самовольный уход работодатель вправе признать прогулом, и последствия достигают увольнения.
Как подать документ электронно
Подача через кадровую систему или корпоративный портал
Сотрудник заполняет форму в системе и отправляет её на согласование руководителю.
Можно ли отправить его по электронной почте
Закон допускает электронный документооборот, но порядок устанавливают работодатель и работник. Без такой договорённости письмо может не иметь юридической силы.
Как подтвердить, что документ получен
Попросите ответ от кадровой службы или проверьте статус в системе.
Частые вопросы о заявлении на отпуск
Нужно ли писать его, если отпуск есть в графике?
Нет, если правила компании не требуют иного. Кадровая служба уведомляет сотрудника сама.
Можно ли написать его от руки?
Да. Работник пишет разборчиво и ставит подпись.
Можно ли подать его за один день до отпуска?
Закон не запрещает. Решение принимает работодатель.
Можно ли отозвать или изменить его?
Да, подайте новое до приказа. Если приказ издан, сроки меняют по соглашению сторон.
Нужно ли писать заявление после выхода из декрета?
После отпуска по уходу за ребёнком до трёх лет отдельная бумага о выходе не нужна. Если вы хотите выйти раньше или присоединить оплачиваемый отпуск, напишите просьбу.
Как правильно указать последний день отпуска?
Последний день предшествует выходу на работу. При отпуске на 14 календарных дней с понедельника последний день выпадет на воскресенье следующей недели.
Итоги: как оформить отпуск без ошибок
Определите вид отпуска. Проверьте даты и основание. Заполните шапку, число и подпись. Подайте документ так, как принято у работодателя. Получите подтверждение и приказ.