Как выставить счёт на оплату: пошаговая инструкция для ИП и ООО

Первый клиент, первая сделка, пора просить деньги. Начинать стоит со счёта на оплату. Покажем, как выставить счёт — от реквизитов до отправки файла покупателю.

Что такое счёт на оплату и зачем он нужен

Продавец составляет счёт, чтобы попросить покупателя заплатить за товары и услуги. В документе есть данные сторон, наименования позиций и сумма к оплате. Бухгалтерия покупателя берёт эти сведения для платёжного поручения. В назначении платежа покупатель указывает данные счёта, и продавец быстро находит поступление. Покупатель сразу видит, за что и сколько платить.

Сам по себе счёт не подтверждает исполнение сделки. Продавец оформляет передачу товара накладной, а выполнение работ и услуг актом. Налоговые сведения он отражает в счёте-фактуре. Эти документы идут отдельно, после оплаты.

Обязательно ли выставлять счёт на оплату

Закон не обязывает продавца выставлять счёт в каждой сделке. Стороны решают это в договоре. Если они предусмотрели оплату по счёту, продавец готовит документ до платежа. Если нет, покупатель платит по условиям договора. Если порядок расчётов неочевиден, обсудите его с покупателем до начала работы.

Счёт без договора допустим. Он может служить офертой: продавец предлагает купить продукцию на условиях из документа, а покупатель принимает предложение и платит. Оплата покупателем означает акцепт оферты. Условия должны быть чёткими – наименование, количество, цена.

Какие реквизиты должны быть в счёте на оплату

Единой формы закон не устанавливает. Продавец выбирает оформление сам, но сведений должно хватать для платежа. Чем точнее заполнены данные, тем быстрее покупатель проведёт платёж.

Часть данных зависит от ситуации. Организация добавляет КПП, у предпринимателя его нет. Строка с НДС нужна только плательщикам налога.

Как выставить счёт на оплату: пошаговая инструкция

Шаг 1. Укажите номер и дату счёта

Номер счёта присваивают по порядку: 1, 2, 3 и далее. Не повторяйте номер в двух счетах. Многие компании начинают нумерацию заново каждый год. Рядом с номером ставьте дату выставления счёта. Это день, когда вы составили документ. Дата выставления счёта помогает сверить его с платежом в банковской выписке.

Шаг 2. Заполните реквизиты продавца и покупателя

Свои данные возьмите из выписки ЕГРЮЛ или ЕГРИП и из банка. Реквизиты плательщика запросите у покупателя или найдите в договоре. Проверьте ИНН и КПП в открытых сервисах ФНС. Названия организаций пишите так же, как в выписке. Сверьте расчётный счёт, БИК и корреспондентский счёт с данными банка. Одна неверная цифра, и платёж не пройдёт.

Шаг 3. Добавьте товары или услуги и рассчитайте сумму

Внесите в таблицу каждую позицию. Для неё укажите наименование, количество, единицу измерения и цену за единицу. Единицы измерения зависят от позиции: штуки, килограммы, часы работы. Работы и услуги часто считают по часам или этапам. Умножьте количество на цену и получите стоимость позиции. Сложите стоимость всех позиций, это общий итог. Если продавец платит НДС, он показывает налог отдельной строкой: ставку и сумму. Если цена уже включает налог, напишите об этом. Пересчитайте всё на калькуляторе.

Шаг 4. Сформируйте счёт на оплату

Соберите данные в один файл. Возьмите образец счёта или шаблон счёта в Word или Excel. Другой вариант: счёт онлайн в банковском сервисе или бухгалтерской программе. Система подставит реквизиты и всё посчитает. Перед сохранением прочитайте документ целиком. Сохраните файл в PDF. Так он выглядит одинаково на любом устройстве. Дайте файлу понятное имя с номером и датой.

Как выставить счёт от ИП и ООО

Индивидуальный предприниматель пишет фамилию, имя, отчество, ОГРНИП и данные банка. Организация в форме общества с ограниченной ответственностью, то есть юридическое лицо, указывает полное или сокращённое наименование, ОГРН, КПП и адрес.

Ставку НДС выбирают по режиму налогообложения. Основная ставка сейчас составляет 22%, для отдельных категорий действуют 10% и 0%. Организации и предприниматели на УСН освобождены от НДС, пока доход не превысил 20 млн рублей. Тогда обычно пишут «Без НДС». Детали режима уточните у бухгалтера.

Печать необязательна, организации и предприниматели вправе работать без неё. Подпись ставьте, если её требует договор или покупатель.

Как отправить счёт на оплату покупателю

Чтобы отправить счёт покупателю, вложите PDF в письмо. В теме письма напишите номер документа и срок платежа. Если клиент просил другой формат файла, отправьте его в нужном виде. Если клиент работает через электронный документооборот (ЭДО), отправьте файл через оператора, он доставит его и зафиксирует получение. Проверьте, что документ дошёл до нужного человека. Попросите подтвердить получение ответным письмом. Прикладывайте только нужный файл, без лишних вложений.

Какой срок действия у счёта на оплату

Различайте срок оплаты и срок действия предложения. Первый задаёт последний день, когда покупатель может заплатить без нарушения условий. У счёта-оферты есть срок действия: время, в течение которого покупатель вправе принять предложение. Единого срока действия счёта закон не устанавливает. Условия оплаты ищите в договоре и в тексте документа. Если срока нигде нет, спросите продавца.

Какие ошибки допускают при выставлении счёта

Выставление счёта требует внимания к мелочам. Чем длиннее список позиций, тем выше риск опечатки.

Перед отправкой проверьте реквизиты и итог ещё раз. Такая проверка занимает пару минут и экономит время обеим сторонам. Если вы заметили ошибку после отправки, выставьте новый счёт и сообщите покупателю, какой документ оплачивать.

Что делать после выставления счёта

Следите за поступлением оплаты. Откройте банковскую выписку и найдите платёжное поручение покупателя. Сверьте поступление с данными из назначения платежа. После поступления денег оформите закрывающие документы, если сделка их предполагает: акт для услуг, накладную для товара. Храните копию счёта вместе с платёжным поручением. Занесите платёж в учёт сразу, пока данные свежи. Если оплаты нет к сроку, напомните покупателю письмом или звонком. Если покупатель заплатил не полностью, уточните причину и согласуйте доплату.