Кратко, чётко, без метафор: основные правила деловой переписки

Мы почти перестали использовать в обычной жизни слово «этикет», но при этом разных видов этикета в наших буднях всё больше. Например, в деловом общении или в переписке. Чтобы рабочая коммуникация была эффективной, а ваши письма или сообщения не злили коллег и партнёров, лучше придерживаться некоторых правил. Рассказываем о них.

1. Почта

Писать рабочие письма нужно с рабочей почты. Это аксиома.

Без договорённостей не используйте уменьшительные формы имени адресата: не Маша, а Мария, не Саша, а Александр. Особенно внимательно отнеситесь к приветствию, если в копии письма указаны несколько человек.

И, пожалуйста, никакого «доброго времени суток». В русском языке приветствие «добрый день» вполне универсально, его можно писать даже ночью. Но ночью деловых писем лучше не писать, это моветон.

Одно письмо — одно дело.

Если у вас есть несколько вопросов и задач к одному человеку, лучше написать ему несколько коротких писем, чем одно длинное. Это актуально и для общения в мессенджерах: у каждого сообщения должен быть свой посыл, не надо дробить предложения по слову в сообщении или отправлять огромное полотно. Анонс темы или суть вопроса выносите в заголовок, так переписку в случае необходимости будет проще найти.

В идеале тема письма содержит следующую информацию:

• о каком проекте идёт речь;
• что требуется от собеседника;
• срок выполнения.

Следующее правило банальное, но всегда актуальное: пишите по делу.

Краткость — сестра таланта. Не увлекайтесь деепричастными оборотами и метафорами. Красоту вашей речи мало кто оценит, но вполне вероятно, что за талант сжато излагать мысли ваши адресаты будут вам благодарны.

Что касается смайлов — стоит отметить, что они до сих пор не вошли в стандарт русского официально-делового языка. Не увлекайтесь ими)))

В подписи вашего делового письма лучше оставить фамилию и имя, без инициалов и без отчества. После имени — должность, а затем номера телефонов — мобильный и/или городской. Слишком длинные подписи с указанием званий, степеней, заслуг и прочих регалий выглядят адекватно в больших официальных письмах, приглашениях, уведомлениях. В ежедневной деловой переписке уместно оставить должность, имя и телефон. Опционально — сайт компании.

2. Мессенджер

Современное деловое общение перемещается в мессенджеры, и это нормально. Но общение в приложениях быстрых сообщений не означает, что правилами хорошего тона в переписке стоит пренебречь.

Если это ваш первый контакт, необходимо представиться и написать, по какому вы вопросу (обращение обязательно на «Вы»). По вашему имени в мессенджере может быть неочевидно, как вас зовут, а переспросить собеседнику неловко.

Если вы начали общение с человеком одним способом (например, по телефону), а продолжаете другим (например, в мессенджере), в начале общения нужно напомнить, кто вы и по какому вопросу.

Не надо ждать, когда собеседник ответит на ваше «здравствуйте», лучше сразу написать цель обращения.

Что не так с голосовыми сообщениями?

Примерно всё, если речь идёт о рабочих вопросах. Дело в том, что их можно слать только по договорённости и с согласия собеседника. Прежде чем его записать, спросите, будет ли удобно его прослушать. Голосовые нужно делить по темам так же, как сообщения (никаких пятиминутных речей). И нужно помнить, что поиск в чате с голосовыми обречён на провал. Поэтому важные даты, сроки, фамилии и прочие детали лучше писать буквами.

Тема времени общения для мессенджеров особенно актуальна. Пишите только в рабочее время. Выходные — чтобы отдыхать, ночь — чтобы спать. Если посреди ночи вы о чём-то вспомнили или захотели спросить, выберите параметр «отложенное сообщение», и оно отправится в чат в рабочее время.

3. Видеозвонки

Помните, что на первый взгляд невинные технические оплошности могут быть восприняты коллегами как неуважение. Например, все уже собрались, а у вас вдруг камера не работает. Или микрофон. Или фоном слышно, как дерутся в соседней комнате дети.

Поэтому проверьте связь и работоспособность оборудования заранее. В пробном звонке посмотрите, поддерживает ли ваш интернет видеозвонки, достаточно ли хорошо вас слышно и видно.

Как и в мессенджерах, указывайте настоящие имя и фамилию.

Заходите с выключенным микрофоном (либо организатор должен выставить параметр всем участникам: все заходят с выключенными микрофонами и могут включить при необходимости), даже если вы молчите и в комнате тихо.