Ошибки в трудовой книжке: можно ли исправить?

Трудовая книжка содержит полную информацию о рабочем пути человека: стаже, занимаемых должностях, характере выполняемой работы, поощрениях или, наоборот, дисциплинарных взысканиях. Рассказываем, что делать, если в этом документе обнаружились неверные данные и записи стали считаться недействительными.

Содержание:

1. Что считается ошибкой
2. В каких случаях трудовая книжка может считаться недействительной
3. Кто вносит исправления в трудовую книжку
4. Общие правила изменений в трудовой книжке
5. Как вносить изменения в трудовую книжку
6. Как внести пропущенные данные в трудовую книжку
7. Ответственность за некорректные исправления
8. Ответственность за фиктивные записи в трудовой
9. Резюме: что необходимо запомнить

Что считается ошибкой

Заполняя трудовую книжку, специалист по кадровому делопроизводству обязан сверяться с актуальными документами работника — паспортом, свидетельством о браке, дипломом и т. д. Однако не всегда это происходит должным образом. В документы закрадываются ошибочные сведения, что может привести к признанию записи недействительной. Это станет проблемой для человека при оформлении пенсии. Например, часть рабочего стажа может быть не засчитана.

Чаще всего встречаются ошибки:

• неправильное написание фамилии, имени и отчества. Важна каждая буква. «Наталия» и «Наталья» с юридической точки зрения считаются разными именами;
• неверное указание дня, месяца, года тех или иных событий. Бывает, что кадровики ошибаются в датах рождения, приёма на работу, увольнения, перехода на новую должность и т. д.;
• ошибочная интерпретация названия должности. «Директор по снабжению» и «директор отдела снабжения» — не одно и то же;
• грамматические ошибки, пропуски букв;
• ошибочное указание реквизитов приказа о приёме на работу, увольнении и т. д. Номера и даты приказов должны быть указаны правильно, в противном случае запись будет считаться недействительной;
• неактуальная информация. Например, при смене фамилии, имени или отчества. Если это не отражено в документе, он может считаться недействительным.

В каких случаях трудовая книжка может считаться недействительной

• Искажения допущены при её первичном заполнении.
• Не читается номер документа.
• Повреждены страницы.
• В тексте записей содержатся сведения, которые не относятся к трудовой деятельности.
• В разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» внесены изменения не соответствующим правилам образом: слова зачёркнуты, стёрты ластиком, замазаны корректором и т. д.

Кто вносит исправления в трудовую книжку

Обычно это делает работодатель, который внёс неверную информацию в запись. Однако нередко бывает, что ошибочные сведения обнаруживаются уже постфактум — после того, как работник покинул предыдущее место работы и оформляется на новое. В таких случаях исправить неправильную информацию или неточность может и новый работодатель. Достаточно предоставить документы, доказывающие неправильность данных.

Есть и исключения из этого правила

Например, если требуется внести исправления в ФИО, указанные на титульном листе. В этом случае рекомендуется исправлять сведения там, где книжку заводили. Логика простая: только этот работодатель точно знает, на чьё имя выписывал документ, может идентифицировать человека и сопоставить его старые паспортные данные с новыми. Если это невозможно, то работник может в судебном порядке доказать, что документ принадлежит ему.

Изменению могут подлежать ошибочные данные из любого раздела. По заявлению работника это может сделать сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, или, при его отсутствии, руководитель учреждения.

Общие правила изменений в трудовой книжке

• Следить за соответствием актуальным законодательным документам. Основной источник информации — Трудовой кодекс РФ. Последние нововведения описаны в приказе Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Исправлять только то, что требуется по закону. Если ошибочные сведения не влияют на признание записей действительными, то исправлять их не нужно. Пример: те или иные даты написаны не арабскими цифрами, а словами.
• Исправлять неверные данные, даже если сотрудник уходит на новую работу. Сделать это нетрудно, но позволяет уберечься от возможных проблем с оформлением пенсии.

Как вносить изменения в трудовую книжку

• Зачёркивать можно только на титульном листе. Это правило касается прежде всего смены старой фамилии на новую. Зачёркивать нужно аккуратно, одной чертой. Новую фамилию пишут сверху, снизу или рядом со старой, на той же строке. При этом необходимо на внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого была произведена смена фамилии — данные паспорта, свидетельства о браке и т. д. Рядом проставляется подпись кадровика и печать организации.

Важно

В строке «Образование», которая также находится на титульном листе, ничего зачёркивать нельзя. Такое исправление будет считаться некорректным. Если человек получил новое образование, сведения об этом нужно указать просто через запятую, после старой записи.

• В разделе «Сведения о работе» вносить исправления можно только путём указания на недействительность предыдущей записи. Под последней записью следует указать порядковый номер новой и дату. В 3-й графе написать: «Запись за номером Х недействительна». И внести новые данные. В 4-й графе указать дату и номер документа, согласно которому были внесены ошибочные сведения. Другой вариант: в 4-й графе записать дату и номер документа, на основании которого сделаны исправления.

Образец

• Если после увольнения человек был восстановлен на должности, то нужно написать: «Запись за номером Х недействительна, восстановлен на прежней работе».
• Если исправлению подвергается формулировка, на основании которой человек был уволен — «Запись за номером Х недействительна, уволен по собственному желанию», то есть указывается новое основание увольнения. Необходимо также указать даты и подтверждающие документы в соответствующих графах. В этом случае можно также завести дубликат по требованию сотрудника. Туда переносят все записи, кроме ошибочной. Исправления в дубликат вносят по тем же правилам, что и в основной документ.
• Даты должны быть записаны арабскими цифрами, но если месяц ошибочно записан словами, то исправлять это не нужно.
• Нельзя использовать сокращения в графе 4 при указании названий документов, но если это уже сделано, то исправлять такие записи не следует. Исправлению по общему образцу подлежат только ошибочные реквизиты.
• Если в одной записи допущено сразу несколько неточностей, то изменению подлежат все. А если они идут одна за другой, то исправить их можно одной записью, перечислив через запятую номера всех ошибочных.
• Если сведения о работе внесены в раздел «Сведения о награждениях», то они считаются ошибочными и должны быть исправлены. Такое встречается, например, когда заканчиваются страницы раздела «Сведения о работе». Данные нужно перенести в раздел «Сведения о работе» во вкладыш или новую трудовую книжку по общему образцу — с указанием на недействительность прежних, датой и ссылкой на документ.
• Если допущены неточности в названии организации, то их тоже нужно исправлять. Это делается так же, как и во всех предыдущих описанных случаях, за исключением первого.

Как внести пропущенные данные в трудовую книжку

Чаще всего исправления необходимы, когда пропущено название организации-работодателя. Если ошибочные данные обнаружены сразу, то сделать это легко — точно так же, как и во всех остальных случаях, связанных с разделом «Сведения о работе».

Нюанс

Недействительной будет считаться вся запись о приёме на работу в данную организацию. Поэтому её необходимо признать таковой: под следующим порядковым номером указать правильное название работодателя и снова написать о приёме на должность со всеми деталями — датой, реквизитами подтверждающего документа и т. п.

То же самое необходимо делать, если пропущены сведения о переводе в другое подразделение, присвоении разряда и т. д.

Что делать, если у кандидата на работу отсутствуют данные об увольнении с предыдущего места работы?

1. Направить его к старому работодателю за необходимыми исправлениями.
2. Завести новый документ: вносить в старый новые записи без указания на увольнение с предыдущего места работы нельзя.
3. Принять кандидата на работу по совместительству, иначе он будет считаться оформленным на два основных рабочих места одновременно, что запрещено по закону.
4. Запросить подтверждающие увольнение документы: заверенную копию приказа об увольнении или архивную справку.

Ответственность за некорректные исправления

Если исправления ошибочных сведений были сделаны не по правилам, работодатель может быть подвергнут административной ответственности — тогда он получит предупреждение или штраф.

Ответственность за фиктивные записи в трудовой

Фиктивные записи считаются серьёзным правонарушением. За это предусмотрена в том числе уголовная ответственность, так как это может быть квалифицировано как умысел на обман государства — мошенничество при оформлении пенсии.

Фиктивными могут быть признаны записи о работе человека в организации. Самый распространённый пример — оформление родственников, которые не выполняют никаких обязанностей, но получают заработную плату, фиктивный опыт по той или иной специальности и стаж для будущих пенсионных выплат.

Резюме: что необходимо запомнить

1. Следить за тем, чтобы книжка заполнялась правильно.
2. Сверять все данные по актуальным документам работников.
3. Не нарушать целостности страниц.
4. Ничего не зачёркивать и не вымарывать.
5. Исправлению подлежат только те записи, которые могут быть сочтены недействительными.
6. Если какие-то сведения являются новыми, но предыдущие при этом не утратили актуальности, то признавать старую запись недействительной не нужно.
7. Все даты нужно указывать арабскими цифрами, но если месяц написан буквами — исправлять это не нужно.
8. Если отсутствуют данные об увольнении человека с предыдущего места работы, то вносить информацию о приёме на новое место нельзя.
9. Исправления необходимо делать в соответствии с правилами.
10. Нельзя допускать внесения фиктивных сведений.