Перейти в тест по финансовой грамотности
Онлайн-курсыЖурналПодкастыПроверь себяСпецпроекты

Ноль во входящих: как разобраться с лавиной задач и не сойти с ума

07.10.22

4 мин

header-image

Если почтовый ящик под завязку заполнен письмами с вопросами и просьбами, и пока вы решаете, за что в первую очередь хвататься, вам прилетает ещё дюжина поручений — не спешите впадать в панику. Эффективно справиться с этим снежным комом задач можно с помощью техники пустого инбокса. Она позволит вам привести в порядок не только почтовый ящик и работу, но и всю вашу жизнь. Рассказываем об этом методе.

1. Что такое пустой инбокс

Термин Inbox Zero придумал и популяризировал американский писатель и журналист Мерлин Манн, известный своими книгами и статьями об эффективных рабочих процессах. Скажем сразу — этот метод вовсе не предлагает действительно удалять все письма из входящих. Речь о том, что задачи, возникающие перед нами, можно воспринимать как письма в почтовом ящике — и соответственно сортировать их по срочности и значимости, перекладывать из папки в папку и т. д.

2. Кому это может пригодиться

Всем, кто ежедневно в своей работе сталкивается со значительным количеством задач разной степени сложности и срочности; кто испытывает трудности с расстановкой приоритетов и наведением порядка в почтовом ящике; кто не успевает разобраться с делами в течение рабочего дня и даже во время отдыха прокручивает их в голове; кто эмоционально выгорел, склонен к депрессии и панике.

3. Так речь о почтовом ящике или нет?

Как уже говорилось выше, не стоит воспринимать почтовый ящик буквально. Задачи могут находиться в мессенджере или даже в обычном ежедневнике. Но к подавляющему большинству офисных работников они приходят именно по рабочей почте и там же скапливаются.

Кстати, согласно одному из исследований, «белые воротнички» тратят каждый день не менее 2,5 часов на чтение и ответы на электронные письма. Но значительная часть этого времени, к сожалению, непродуктивна. Постоянный просмотр почты часто мешает сосредоточиться на важной работе. Довольно много времени уходит и на повторное чтение электронных писем — тех, на которые мы по каким-то причинам не ответили сразу.

4. В чём суть метода

Итак, проблема проявляется, когда писем слишком много. Сначала возникает решение разобраться с ними в хронологическом порядке — сверху вниз. Но тут же приходит понимание, что это довольно бессмысленно, потому что самые важные письма могут быть уже где-то внизу. Пока ты их разыскиваешь, обнаруживаешь ещё несколько не менее срочных. А ещё оказывается, что какие-то задачи ты уже решил, но они по-прежнему болтаются в общем потоке дел. Параллельно вспоминаешь, что в течение дня необходимо записать ребёнка в секцию. И как нельзя более некстати пишет друг, с которым ты давно не общался, и промолчать в ответ будет невежливо. В итоге ты подвисаешь, не зная, с какого бока подступиться к этой лавине дел.

Суть метода пустого инбокса — в быстрой и эффективной сортировке задач, которая позволит немедленно приступить к их решению, ни на что не отвлекаясь.

Для этого, во-первых, необходимо, чтобы все задачи находились в одном месте (инбоксе, планировщике или даже на флипчарте, если вам так больше нравится).

Во-вторых, нужно точно определить вариант действия по каждой задаче. А в идеале — не дожидаться, когда задач станет слишком много, а сразу же перекладывать пришедшее сообщение в нужную «папку».

5. Что это ещё за папки

Мы не случайно взяли это слово в кавычки. Можете и на самом деле заводить папки, можете мысленно создать их и держать в уме — как вам удобнее. Речь о том, что нужно подобрать вариант действия к каждой задаче. А таких вариантов всего пять.

Ответить

Большинство экспертов в области тайм-менеджмента убеждены: если решение задачи не требует много времени, нет смысла её откладывать. Три или пять минут — и одним делом будет меньше. А рабочее настроение станет улучшаться по мере того, как задачи будут отваливаться. Но если вы понимаете, что быстро не управиться — переходите к следующему пункту.

Отложить

Перенесите задачу на более поздний срок. Вы вернётесь к ней сразу после того, как раскидаете мелкие задачи, которые пока что отвлекают вас от работы. Или эту задачу может решить кто-то другой. Потому что существует следующий пункт.

Делегировать

Трезво оцените, требует ли вопрос именно вашего решения. Если его можно перепоручить коллегам и они справятся не хуже вас — смело делегируйте.

Удалить

Это может показаться странным, но не на все письма надо отвечать. Удалите всё ненужное — болтаясь в инбоксе, оно создаёт иллюзию загромождённости и хаоса.

Выполнить задачу

Разобравшись с несложными задачами, можно приступать к серьёзной работе — вас уже ничего от неё не отвлекает.

Несколько полезных советов

Приведём несколько рекомендаций от поклонников техники пустого инбокса.

  • Не делите мелкие задачи на рабочие и личные. Вы можете ответить начальнику, заказать подарок ребёнку, после создать видеоконференцию и разослать приглашение коллегам, затем записаться к врачу. Смысл в том, чтобы к моменту, когда вы приступите к работе над важными задачами, эти мелочи не висели над вами и не мешали сосредоточиться.
  • Раз в день переносите все актуальные задачи в одно место из всех ваших мессенджеров, СМС, личной почты, записей в блокноте и на стикерах — чтобы ничего не упустить.
  • Выбирая единый инбокс, думайте прежде всего о своём удобстве. Вам нужно что-то сделать по дому, но решать задачи комфортно именно с помощью почты? Поставьте там себе напоминание или просто напишите себе письмо: «Купить корм для собаки».
  • Постарайтесь оптимизировать вашу почту. Отпишитесь от ненужных рассылок. Создайте правила для автоматического присвоения ярлыков от некоторых адресатов. Настройте фильтры. Перенесите в отдельную папку письма с информацией, которая вам может понадобиться лишь изредка (например, письма о регистрации на сайтах или уведомления от платёжных систем).
  • Формулируйте даже вспомогательные задачи — они помогут вам при выполнении крупных. Пример: если вам для подготовки отчёта требуется найти нужные цифры на сайте, посовещаться с коллегой и написать пару писем в другой отдел — пропишите все эти действия отдельно. В итоге серьёзная задача разобьётся на этапы и уже не будет выглядеть пугающей.

#работа

#инструкции

Вам понравилась статья?

В избранное

Вам может быть интересно

  • Другие статьи этого раздела

    Россия, Москва, 117997, ул. Вавилова, 19

    © 1997—2024 ПАО Сбербанк

    Генеральная лицензия на осуществление банковских операций от 11 августа 2015 года. Регистрационный номер — 1481.

    www.sberbank.ru

    СберБанк обрабатывает Cookies с целью персонализации сервисов и чтобы пользоваться веб-сайтом было удобнее. Вы можете запретить обработку Cookies в настройках браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с политикой использования Cookies. Подробно рассказываем, как CберБанк обрабатывает и защищает ваши персональные данные на странице.