Термин Inbox Zero придумал и популяризировал американский писатель и журналист Мерлин Манн, известный своими книгами и статьями об эффективных рабочих процессах. Скажем сразу — этот метод вовсе не предлагает действительно удалять все письма из входящих. Речь о том, что задачи, возникающие перед нами, можно воспринимать как письма в почтовом ящике — и соответственно сортировать их по срочности и значимости, перекладывать из папки в папку и т. д.
Всем, кто ежедневно в своей работе сталкивается со значительным количеством задач разной степени сложности и срочности; кто испытывает трудности с расстановкой приоритетов и наведением порядка в почтовом ящике; кто не успевает разобраться с делами в течение рабочего дня и даже во время отдыха прокручивает их в голове; кто эмоционально выгорел, склонен к депрессии и панике.
Как уже говорилось выше, не стоит воспринимать почтовый ящик буквально. Задачи могут находиться в мессенджере или даже в обычном ежедневнике. Но к подавляющему большинству офисных работников они приходят именно по рабочей почте и там же скапливаются.
Кстати, согласно одному из исследований, «белые воротнички» тратят каждый день не менее 2,5 часов на чтение и ответы на электронные письма. Но значительная часть этого времени, к сожалению, непродуктивна. Постоянный просмотр почты часто мешает сосредоточиться на важной работе. Довольно много времени уходит и на повторное чтение электронных писем — тех, на которые мы по каким-то причинам не ответили сразу.
Итак, проблема проявляется, когда писем слишком много. Сначала возникает решение разобраться с ними в хронологическом порядке — сверху вниз. Но тут же приходит понимание, что это довольно бессмысленно, потому что самые важные письма могут быть уже где-то внизу. Пока ты их разыскиваешь, обнаруживаешь ещё несколько не менее срочных. А ещё оказывается, что какие-то задачи ты уже решил, но они по-прежнему болтаются в общем потоке дел. Параллельно вспоминаешь, что в течение дня необходимо записать ребёнка в секцию. И как нельзя более некстати пишет друг, с которым ты давно не общался, и промолчать в ответ будет невежливо. В итоге ты подвисаешь, не зная, с какого бока подступиться к этой лавине дел.
Суть метода пустого инбокса — в быстрой и эффективной сортировке задач, которая позволит немедленно приступить к их решению, ни на что не отвлекаясь.
Для этого, во-первых, необходимо, чтобы все задачи находились в одном месте (инбоксе, планировщике или даже на флипчарте, если вам так больше нравится).
Во-вторых, нужно точно определить вариант действия по каждой задаче. А в идеале — не дожидаться, когда задач станет слишком много, а сразу же перекладывать пришедшее сообщение в нужную «папку».
Мы не случайно взяли это слово в кавычки. Можете и на самом деле заводить папки, можете мысленно создать их и держать в уме — как вам удобнее. Речь о том, что нужно подобрать вариант действия к каждой задаче. А таких вариантов всего пять.
Большинство экспертов в области тайм-менеджмента убеждены: если решение задачи не требует много времени, нет смысла её откладывать. Три или пять минут — и одним делом будет меньше. А рабочее настроение станет улучшаться по мере того, как задачи будут отваливаться. Но если вы понимаете, что быстро не управиться — переходите к следующему пункту.
Перенесите задачу на более поздний срок. Вы вернётесь к ней сразу после того, как раскидаете мелкие задачи, которые пока что отвлекают вас от работы. Или эту задачу может решить кто-то другой. Потому что существует следующий пункт.
Трезво оцените, требует ли вопрос именно вашего решения. Если его можно перепоручить коллегам и они справятся не хуже вас — смело делегируйте.
Это может показаться странным, но не на все письма надо отвечать. Удалите всё ненужное — болтаясь в инбоксе, оно создаёт иллюзию загромождённости и хаоса.
Разобравшись с несложными задачами, можно приступать к серьёзной работе — вас уже ничего от неё не отвлекает.
Приведём несколько рекомендаций от поклонников техники пустого инбокса.
#работа
#инструкции
Вам понравилась статья?
В избранное
Многие не представляют загородный отдых без купаний, плесканий и плавания. Но далеко не всегда поблизости есть подходящий водоём. А кто-то не любит отдыхать на воде рядом с незнакомыми людьми. В таких случаях выручит бассейн, который можно установить прямо на вашем дачном участке. Чтобы помочь вам справиться с выбором, рассказываем о различных передвижных бассейнах для загородной дачи и об их отличительных особенностях.
Представьте ситуацию: в офисе сидят два программиста и работают над общим проектом. Но один из них получает зарплату 200 тысяч рублей, а другой — только 50 тысяч. Просто потому, что первый — senior (опытный сотрудник), а второй — junior (начинающий). А между ними в иерархии ещё есть middle — продвинутый. Такими терминами в сфере информационных технологий принято различать специалистов по уровню их экспертности и ценности. Постепенно эта градация компетенций завоёвывает и другие профессиональные сферы. Рассказываем, как сотрудник любой компании может повысить свою ценность и стать сеньором на работе.
Россия, Москва, 117997, ул. Вавилова, 19
© 1997—2024 ПАО Сбербанк
Генеральная лицензия на осуществление банковских операций от 11 августа 2015 года. Регистрационный номер — 1481.
www.sberbank.ruСберБанк обрабатывает Cookies с целью персонализации сервисов и чтобы пользоваться веб-сайтом было удобнее. Вы можете запретить обработку Cookies в настройках браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с политикой использования Cookies. Подробно рассказываем, как CберБанк обрабатывает и защищает ваши персональные данные на странице.