Ноль во входящих: как разобраться с лавиной задач и не сойти с ума

Если почтовый ящик под завязку заполнен письмами с вопросами и просьбами, и пока вы решаете, за что в первую очередь хвататься, вам прилетает ещё дюжина поручений — не спешите впадать в панику. Эффективно справиться с этим снежным комом задач можно с помощью техники пустого инбокса. Она позволит вам привести в порядок не только почтовый ящик и работу, но и всю вашу жизнь. Рассказываем об этом методе.

1. Что такое пустой инбокс

Термин Inbox Zero придумал и популяризировал американский писатель и журналист Мерлин Манн, известный своими книгами и статьями об эффективных рабочих процессах. Скажем сразу — этот метод вовсе не предлагает действительно удалять все письма из входящих. Речь о том, что задачи, возникающие перед нами, можно воспринимать как письма в почтовом ящике — и соответственно сортировать их по срочности и значимости, перекладывать из папки в папку и т. д.

2. Кому это может пригодиться

Всем, кто ежедневно в своей работе сталкивается со значительным количеством задач разной степени сложности и срочности; кто испытывает трудности с расстановкой приоритетов и наведением порядка в почтовом ящике; кто не успевает разобраться с делами в течение рабочего дня и даже во время отдыха прокручивает их в голове; кто эмоционально выгорел, склонен к депрессии и панике.

3. Так речь о почтовом ящике или нет?

Как уже говорилось выше, не стоит воспринимать почтовый ящик буквально. Задачи могут находиться в мессенджере или даже в обычном ежедневнике. Но к подавляющему большинству офисных работников они приходят именно по рабочей почте и там же скапливаются.

Кстати, согласно одному из исследований, «белые воротнички» тратят каждый день не менее 2,5 часов на чтение и ответы на электронные письма. Но значительная часть этого времени, к сожалению, непродуктивна. Постоянный просмотр почты часто мешает сосредоточиться на важной работе. Довольно много времени уходит и на повторное чтение электронных писем — тех, на которые мы по каким-то причинам не ответили сразу.

4. В чём суть метода

Итак, проблема проявляется, когда писем слишком много. Сначала возникает решение разобраться с ними в хронологическом порядке — сверху вниз. Но тут же приходит понимание, что это довольно бессмысленно, потому что самые важные письма могут быть уже где-то внизу. Пока ты их разыскиваешь, обнаруживаешь ещё несколько не менее срочных. А ещё оказывается, что какие-то задачи ты уже решил, но они по-прежнему болтаются в общем потоке дел. Параллельно вспоминаешь, что в течение дня необходимо записать ребёнка в секцию. И как нельзя более некстати пишет друг, с которым ты давно не общался, и промолчать в ответ будет невежливо. В итоге ты подвисаешь, не зная, с какого бока подступиться к этой лавине дел.

Для этого, во-первых, необходимо, чтобы все задачи находились в одном месте (инбоксе, планировщике или даже на флипчарте, если вам так больше нравится).

Во-вторых, нужно точно определить вариант действия по каждой задаче. А в идеале — не дожидаться, когда задач станет слишком много, а сразу же перекладывать пришедшее сообщение в нужную «папку».

5. Что это ещё за папки

Мы не случайно взяли это слово в кавычки. Можете и на самом деле заводить папки, можете мысленно создать их и держать в уме — как вам удобнее. Речь о том, что нужно подобрать вариант действия к каждой задаче. А таких вариантов всего пять.

Несколько полезных советов

Приведём несколько рекомендаций от поклонников техники пустого инбокса.

• Не делите мелкие задачи на рабочие и личные. Вы можете ответить начальнику, заказать подарок ребёнку, после создать видеоконференцию и разослать приглашение коллегам, затем записаться к врачу. Смысл в том, чтобы к моменту, когда вы приступите к работе над важными задачами, эти мелочи не висели над вами и не мешали сосредоточиться.
• Раз в день переносите все актуальные задачи в одно место из всех ваших мессенджеров, СМС, личной почты, записей в блокноте и на стикерах — чтобы ничего не упустить.
• Выбирая единый инбокс, думайте прежде всего о своём удобстве. Вам нужно что-то сделать по дому, но решать задачи комфортно именно с помощью почты? Поставьте там себе напоминание или просто напишите себе письмо: «Купить корм для собаки».
• Постарайтесь оптимизировать вашу почту. Отпишитесь от ненужных рассылок. Создайте правила для автоматического присвоения ярлыков от некоторых адресатов. Настройте фильтры. Перенесите в отдельную папку письма с информацией, которая вам может понадобиться лишь изредка (например, письма о регистрации на сайтах или уведомления от платёжных систем).
• Формулируйте даже вспомогательные задачи — они помогут вам при выполнении крупных. Пример: если вам для подготовки отчёта требуется найти нужные цифры на сайте, посовещаться с коллегой и написать пару писем в другой отдел — пропишите все эти действия отдельно. В итоге серьёзная задача разобьётся на этапы и уже не будет выглядеть пугающей.