Термин Inbox Zero придумал и популяризировал американский писатель и журналист Мерлин Манн, известный своими книгами и статьями об эффективных рабочих процессах. Скажем сразу — этот метод вовсе не предлагает действительно удалять все письма из входящих. Речь о том, что задачи, возникающие перед нами, можно воспринимать как письма в почтовом ящике — и соответственно сортировать их по срочности и значимости, перекладывать из папки в папку и т. д.
Всем, кто ежедневно в своей работе сталкивается со значительным количеством задач разной степени сложности и срочности; кто испытывает трудности с расстановкой приоритетов и наведением порядка в почтовом ящике; кто не успевает разобраться с делами в течение рабочего дня и даже во время отдыха прокручивает их в голове; кто эмоционально выгорел, склонен к депрессии и панике.
Как уже говорилось выше, не стоит воспринимать почтовый ящик буквально. Задачи могут находиться в мессенджере или даже в обычном ежедневнике. Но к подавляющему большинству офисных работников они приходят именно по рабочей почте и там же скапливаются.
Кстати, согласно одному из исследований, «белые воротнички» тратят каждый день не менее 2,5 часов на чтение и ответы на электронные письма. Но значительная часть этого времени, к сожалению, непродуктивна. Постоянный просмотр почты часто мешает сосредоточиться на важной работе. Довольно много времени уходит и на повторное чтение электронных писем — тех, на которые мы по каким-то причинам не ответили сразу.
Итак, проблема проявляется, когда писем слишком много. Сначала возникает решение разобраться с ними в хронологическом порядке — сверху вниз. Но тут же приходит понимание, что это довольно бессмысленно, потому что самые важные письма могут быть уже где-то внизу. Пока ты их разыскиваешь, обнаруживаешь ещё несколько не менее срочных. А ещё оказывается, что какие-то задачи ты уже решил, но они по-прежнему болтаются в общем потоке дел. Параллельно вспоминаешь, что в течение дня необходимо записать ребёнка в секцию. И как нельзя более некстати пишет друг, с которым ты давно не общался, и промолчать в ответ будет невежливо. В итоге ты подвисаешь, не зная, с какого бока подступиться к этой лавине дел.
Суть метода пустого инбокса — в быстрой и эффективной сортировке задач, которая позволит немедленно приступить к их решению, ни на что не отвлекаясь.
Для этого, во-первых, необходимо, чтобы все задачи находились в одном месте (инбоксе, планировщике или даже на флипчарте, если вам так больше нравится).
Во-вторых, нужно точно определить вариант действия по каждой задаче. А в идеале — не дожидаться, когда задач станет слишком много, а сразу же перекладывать пришедшее сообщение в нужную «папку».
Мы не случайно взяли это слово в кавычки. Можете и на самом деле заводить папки, можете мысленно создать их и держать в уме — как вам удобнее. Речь о том, что нужно подобрать вариант действия к каждой задаче. А таких вариантов всего пять.
Большинство экспертов в области тайм-менеджмента убеждены: если решение задачи не требует много времени, нет смысла её откладывать. Три или пять минут — и одним делом будет меньше. А рабочее настроение станет улучшаться по мере того, как задачи будут отваливаться. Но если вы понимаете, что быстро не управиться — переходите к следующему пункту.
Перенесите задачу на более поздний срок. Вы вернётесь к ней сразу после того, как раскидаете мелкие задачи, которые пока что отвлекают вас от работы. Или эту задачу может решить кто-то другой. Потому что существует следующий пункт.
Трезво оцените, требует ли вопрос именно вашего решения. Если его можно перепоручить коллегам и они справятся не хуже вас — смело делегируйте.
Это может показаться странным, но не на все письма надо отвечать. Удалите всё ненужное — болтаясь в инбоксе, оно создаёт иллюзию загромождённости и хаоса.
Разобравшись с несложными задачами, можно приступать к серьёзной работе — вас уже ничего от неё не отвлекает.
Приведём несколько рекомендаций от поклонников техники пустого инбокса.
Вам понравилась статья?
В избранное
Как заказать и получить выписку из ЕГРН
Без выписки из Единого государственного реестра недвижимости — ЕГРН — редко обходится хоть одна сделка. Такая бумага нужна также для ряда других действий и содержит основные сведения об объекте. Разбираемся, что это за документ, в каких случаях он может понадобиться и как его оформить.
Первая работа подростка: какой опыт я получил в общепите
Подросткам часто кажется, что их первая работа обязательно будет этаким клёвым и весёлым развлечением, за которое ещё и заплатят деньги. Как человек, проработавший в общепите два лета подряд, могу сказать честно: это совсем не так, это реально тяжёлый труд без скидки на юный возраст. В то же время работа в сети заведений быстрого питания дала мне действительно отличный опыт, который научил и ответственности, и взаимодействию с самыми разными людьми.
Кондитерские 3D-принтеры – как и где используются
Сегодня аддитивные технологии (тултип: послойное нанесение материала по программе после обработки цифровой модели) используются во многих областях: в строительстве, медицине, дизайне и промышленности. Вместе с тем технологии 3D-печати популярны и в пищевой отрасли – как это работает и что из этого получается, расскажем в материале СберСовы.
Пора освежиться: выбираем бассейн на дачу
Многие не представляют загородный отдых без купаний, плесканий и плавания. Но далеко не всегда поблизости есть подходящий водоём. А кто-то не любит отдыхать на воде рядом с незнакомыми людьми. В таких случаях выручит бассейн, который можно установить прямо на вашем дачном участке. Чтобы помочь вам справиться с выбором, рассказываем о различных передвижных бассейнах для загородной дачи и об их отличительных особенностях.
Россия, Москва, 117997, ул. Вавилова, 19
© 1997—2024 ПАО Сбербанк
Генеральная лицензия на осуществление банковских операций от 11 августа 2015 года. Регистрационный номер — 1481.
www.sberbank.ru