Если почтовый ящик под завязку заполнен письмами с вопросами и просьбами, и пока вы решаете, за что в первую очередь хвататься, вам прилетает ещё дюжина поручений — не спешите впадать в панику. Эффективно справиться с этим снежным комом задач можно с помощью техники пустого инбокса. Она позволит вам привести в порядок не только почтовый ящик и работу, но и всю вашу жизнь. Рассказываем об этом методе.
1. Что такое пустой инбокс
Термин Inbox Zero придумал и популяризировал американский писатель и журналист Мерлин Манн, известный своими книгами и статьями об эффективных рабочих процессах. Скажем сразу — этот метод вовсе не предлагает действительно удалять все письма из входящих. Речь о том, что задачи, возникающие перед нами, можно воспринимать как письма в почтовом ящике — и соответственно сортировать их по срочности и значимости, перекладывать из папки в папку и т. д.
2. Кому это может пригодиться
Всем, кто ежедневно в своей работе сталкивается со значительным количеством задач разной степени сложности и срочности; кто испытывает трудности с расстановкой приоритетов и наведением порядка в почтовом ящике; кто не успевает разобраться с делами в течение рабочего дня и даже во время отдыха прокручивает их в голове; кто эмоционально выгорел, склонен к депрессии и панике.
3. Так речь о почтовом ящике или нет?
Как уже говорилось выше, не стоит воспринимать почтовый ящик буквально. Задачи могут находиться в мессенджере или даже в обычном ежедневнике. Но к подавляющему большинству офисных работников они приходят именно по рабочей почте и там же скапливаются.
Кстати, согласно одному из исследований, «белые воротнички» тратят каждый день не менее 2,5 часов на чтение и ответы на электронные письма. Но значительная часть этого времени, к сожалению, непродуктивна. Постоянный просмотр почты часто мешает сосредоточиться на важной работе. Довольно много времени уходит и на повторное чтение электронных писем — тех, на которые мы по каким-то причинам не ответили сразу.
4. В чём суть метода
Итак, проблема проявляется, когда писем слишком много. Сначала возникает решение разобраться с ними в хронологическом порядке — сверху вниз. Но тут же приходит понимание, что это довольно бессмысленно, потому что самые важные письма могут быть уже где-то внизу. Пока ты их разыскиваешь, обнаруживаешь ещё несколько не менее срочных. А ещё оказывается, что какие-то задачи ты уже решил, но они по-прежнему болтаются в общем потоке дел. Параллельно вспоминаешь, что в течение дня необходимо записать ребёнка в секцию. И как нельзя более некстати пишет друг, с которым ты давно не общался, и промолчать в ответ будет невежливо. В итоге ты подвисаешь, не зная, с какого бока подступиться к этой лавине дел.
Суть метода пустого инбокса — в быстрой и эффективной сортировке задач, которая позволит немедленно приступить к их решению, ни на что не отвлекаясь.
Для этого, во-первых, необходимо, чтобы все задачи находились в одном месте (инбоксе, планировщике или даже на флипчарте, если вам так больше нравится).
Во-вторых, нужно точно определить вариант действия по каждой задаче. А в идеале — не дожидаться, когда задач станет слишком много, а сразу же перекладывать пришедшее сообщение в нужную «папку».
5. Что это ещё за папки
Мы не случайно взяли это слово в кавычки. Можете и на самом деле заводить папки, можете мысленно создать их и держать в уме — как вам удобнее. Речь о том, что нужно подобрать вариант действия к каждой задаче. А таких вариантов всего пять.
Ответить
Большинство экспертов в области тайм-менеджмента убеждены: если решение задачи не требует много времени, нет смысла её откладывать. Три или пять минут — и одним делом будет меньше. А рабочее настроение станет улучшаться по мере того, как задачи будут отваливаться. Но если вы понимаете, что быстро не управиться — переходите к следующему пункту.
Отложить
Перенесите задачу на более поздний срок. Вы вернётесь к ней сразу после того, как раскидаете мелкие задачи, которые пока что отвлекают вас от работы. Или эту задачу может решить кто-то другой. Потому что существует следующий пункт.
Делегировать
Трезво оцените, требует ли вопрос именно вашего решения. Если его можно перепоручить коллегам и они справятся не хуже вас — смело делегируйте.
Удалить
Это может показаться странным, но не на все письма надо отвечать. Удалите всё ненужное — болтаясь в инбоксе, оно создаёт иллюзию загромождённости и хаоса.
Выполнить задачу
Разобравшись с несложными задачами, можно приступать к серьёзной работе — вас уже ничего от неё не отвлекает.
Несколько полезных советов
Приведём несколько рекомендаций от поклонников техники пустого инбокса.
- Не делите мелкие задачи на рабочие и личные. Вы можете ответить начальнику, заказать подарок ребёнку, после создать видеоконференцию и разослать приглашение коллегам, затем записаться к врачу. Смысл в том, чтобы к моменту, когда вы приступите к работе над важными задачами, эти мелочи не висели над вами и не мешали сосредоточиться.
- Раз в день переносите все актуальные задачи в одно место из всех ваших мессенджеров, СМС, личной почты, записей в блокноте и на стикерах — чтобы ничего не упустить.
- Выбирая единый инбокс, думайте прежде всего о своём удобстве. Вам нужно что-то сделать по дому, но решать задачи комфортно именно с помощью почты? Поставьте там себе напоминание или просто напишите себе письмо: «Купить корм для собаки».
- Постарайтесь оптимизировать вашу почту. Отпишитесь от ненужных рассылок. Создайте правила для автоматического присвоения ярлыков от некоторых адресатов. Настройте фильтры. Перенесите в отдельную папку письма с информацией, которая вам может понадобиться лишь изредка (например, письма о регистрации на сайтах или уведомления от платёжных систем).
- Формулируйте даже вспомогательные задачи — они помогут вам при выполнении крупных. Пример: если вам для подготовки отчёта требуется найти нужные цифры на сайте, посовещаться с коллегой и написать пару писем в другой отдел — пропишите все эти действия отдельно. В итоге серьёзная задача разобьётся на этапы и уже не будет выглядеть пугающей.
