Практически каждый из нас хотя бы раз подписывал документы вручную — трудовой договор, накладную или заявление на отпуск. Однако подтвердить юридическую значимость документов можно не только рукописной, но и электронной цифровой подписью (ЭЦП). Объясняем, какие виды ЭЦП существуют и когда они используются.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог обычной собственноручной подписи, который используют для установления авторства и подтверждения подлинности электронных документов и сообщений. С её помощью можно легко и быстро, а главное — дистанционно, онлайн, подписать любое соглашение, акт, договор. Использование ЭП регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ.
В современном мире документооборот невозможно представить без цифрового аналога собственноручной подписи. Он даёт такую же юридическую силу электронному документу, как и бумажному, подписанному рукой. Одна из важных целей использования ЭП — отказ от бумажного документооборота и перевод его в цифровой формат.
Плюсы ЭП в сравнении с рукописной подписью:
- безопасность — ключ ЭП нельзя подделать;
- отказ от бумажных носителей — ключ ЭП считается аналогом рукописной подписи;
- снижение временных издержек — скорость обмена информацией и заключения сделок повышается.
Электронная подпись подтверждает, что документ был подписан её владельцем. Важно, что тот, кто подписывает документ, впоследствии не может отказаться от подписи.
В целом ЭП равнозначна подписи, сделанной от руки на бумаге. Однако важно, чтобы электронная подпись применялась в течение срока её действия.
Виды ЭП
В статье 5 закона № 63-ФЗ определяется три основных вида электронных подписей. Их различие состоит в степени защиты и юридической значимости.
Простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП подтверждает факт формирования подписи определённым человеком при помощи кодов или паролей. К примеру, с её помощью можно зайти на интернет-портал — это привычные всем логин и пароль.
Такую подпись часто используют, чтобы обмениваться информацией внутри компании — например, передавать сметы и заявки. ПЭП используется по соглашению сторон, а также в установленных действующим законодательством случаях.
Наиболее известные виды ПЭП, которые встречаются повсеместно — введение ПИН-кода банковской карты или СМС с кодом, которое приходит на телефон. Такая подпись требуется, например, при авторизации на Госуслугах или в личном кабинете ФНС, онлайн-банков.
Основная цель использования — подтверждение личности отправителя. Это самый распространённый тип ЭП. Его главный недостаток — низкая степень защиты. ПЭП создаётся оператором информационной системы, в которой ведётся работа, или самостоятельно.
Усиленная электронная подпись
Она бывает бывает двух типов — квалифицированная и неквалифицированная.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
УНЭП представляет собой закрытый ключ электронной подписи, с помощью которого её владелец подписывает документы, и сертификат, подтверждающий принадлежность подписи конкретному человеку. Она считается наиболее надёжной, если сравнивать с простой подписью, и подтверждает неизменность документа. Для её создания применяются криптографические программы.
УНЭП нужна для тех же целей, что и ПЭП — чтобы вести документооборот, и используется в таком же порядке — при заключении соглашения либо на основании законодательства. Чтобы ей пользоваться, потребуется обратиться в удостоверяющий центр или к оператору информационной системы для получения сертификата ЭП. С помощью УНЭП, например, отправляют декларацию 3-НДФЛ или получают ИНН.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
УКЭП, как и УНЭП — цифровой аналог подписи. Основное отличие такой подписи от других видов — ей можно подписать любой документ. При этом не потребуется предварительная договорённость с другой стороной.
Этот вид подписи используется, например, для сдачи налоговой отчётности, обмена электронными счетами-фактурами, при участии в государственных тендерах, в процессе госрегистрации ИП или юридического лица, на сделках с недвижимостью и т. д.
- Физические лица могут получить её бесплатно в приложении «Госключ» — такая услуга доступна для граждан РФ. Платно её можно получить в аккредитованном Минцифры удостоверяющем центре — услуга доступна как для граждан России, так и для иностранцев.
- Руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели получают УКЭП в ФНС России или у её доверенных лиц, среди которых и Сбер — услуга бесплатная и доступна как для граждан России, так и для иностранцев.
- Сотрудники юридических лиц и индивидуальные предприниматели получают УКЭП в аккредитованном Минцифры удостоверяющем центре (услуга платная).
Как проверить ЭП и что делать, если она была утеряна
Чтобы удостовериться в подлинности и законности подписи контрагента, можно её проверить. Такую возможность предоставляет сервис на портале «Госуслуги» — на нём есть возможность проверить подписанный документ и сертификат ЭП.
При утере токена с ЭП нужно сразу обратиться в УЦ, где ранее была получена подпись, и аннулировать её. Это нужно сделать как можно скорее, чтобы ею не смогли воспользоваться мошенники. В таком случае сертификат ЭП аннулируют, затем можно будет подать документы на выпуск новой УКЭП.
Токен — USB-носитель для записи ключей и сертификатов ЭП.
