Что такое электронные подписи и где они применяются

Практически каждый из нас хотя бы раз подписывал документы вручную — трудовой договор, накладную или заявление на отпуск. Однако подтвердить юридическую значимость документов можно не только рукописной, но и электронной цифровой подписью (ЭЦП). Объясняем, какие виды ЭЦП существуют и когда они используются.

Содержание:

1. Что такое электронная подпись
2. Виды ЭП
   ▸ Простая электронная подпись (ПЭП)
   ▸ Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
   ▸ Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
3. Как проверить ЭЦП и что делать, если она была утеряна
4. Что ещё почитать на тему

Что такое электронная подпись

В современном мире документооборот невозможно представить без цифрового аналога собственноручной подписи. Он даёт такую же юридическую силу электронному документу, как и бумажному, подписанному рукой. Одна из важных целей использования ЭП — отказ от бумажного документооборота и перевод его в цифровой формат.

Электронная подпись подтверждает, что документ был подписан её владельцем. Важно, что тот, кто подписывает документ, впоследствии не может отказаться от подписи.

В целом ЭП равнозначна подписи, сделанной от руки на бумаге. Однако важно, чтобы электронная подпись применялась в течение срока её действия.

Виды ЭП

В статье 5 закона № 63-ФЗ определяется три основных вида электронных подписей. Их различие состоит в степени защиты и юридической значимости.

Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП подтверждает факт формирования подписи определённым человеком при помощи кодов или паролей. К примеру, с её помощью можно зайти на интернет-портал — это привычные всем логин и пароль.

Такую подпись часто используют, чтобы обмениваться информацией внутри компании — например, передавать сметы и заявки. ПЭП используется по соглашению сторон, а также в установленных действующим законодательством случаях.

Наиболее известные виды ПЭП, которые встречаются повсеместно — введение ПИН-кода банковской карты или СМС с кодом, которое приходит на телефон. Такая подпись требуется, например, при авторизации на Госуслугах или в личном кабинете ФНС, онлайн-банков.

Основная цель использования — подтверждение личности отправителя. Это самый распространённый тип ЭП. Его главный недостаток — низкая степень защиты. ПЭП создаётся оператором информационной системы, в которой ведётся работа, или самостоятельно.

Усиленная электронная подпись

Она бывает бывает двух типов — квалифицированная и неквалифицированная.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

УНЭП представляет собой закрытый ключ электронной подписи, с помощью которого её владелец подписывает документы, и сертификат, подтверждающий принадлежность подписи конкретному человеку. Она считается наиболее надёжной, если сравнивать с простой подписью, и подтверждает неизменность документа. Для её создания применяются криптографические программы.

УНЭП нужна для тех же целей, что и ПЭП — чтобы вести документооборот, и используется в таком же порядке — при заключении соглашения либо на основании законодательства. Чтобы ей пользоваться, потребуется обратиться в удостоверяющий центр или к оператору информационной системы для получения сертификата ЭП. С помощью УНЭП, например, отправляют декларацию 3-НДФЛ или получают ИНН.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП, как и УНЭП — цифровой аналог подписи. Основное отличие такой подписи от других видов — ей можно подписать любой документ. При этом не потребуется предварительная договорённость с другой стороной.

Этот вид подписи используется, например, для сдачи налоговой отчётности, обмена электронными счетами-фактурами, при участии в государственных тендерах, в процессе госрегистрации ИП или юридического лица, на сделках с недвижимостью и т. д.

• Физические лица могут получить её бесплатно в приложении «Госключ» — такая услуга доступна для граждан РФ. Платно её можно получить в аккредитованном Минцифры удостоверяющем центре — услуга доступна как для граждан России, так и для иностранцев.
• Руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели получают УКЭП в ФНС России или у её доверенных лиц, среди которых и Сбер — услуга бесплатная и доступна как для граждан России, так и для иностранцев.
• Сотрудники юридических лиц и индивидуальные предприниматели получают УКЭП в аккредитованном Минцифры удостоверяющем центре (услуга платная).

Как проверить ЭП и что делать, если она была утеряна

Чтобы удостовериться в подлинности и законности подписи контрагента, можно её проверить. Такую возможность предоставляет сервис на портале «Госуслуги» — на нём есть возможность проверить подписанный документ и сертификат ЭП.

При утере токена с ЭП нужно сразу обратиться в УЦ, где ранее была получена подпись, и аннулировать её. Это нужно сделать как можно скорее, чтобы ею не смогли воспользоваться мошенники. В таком случае сертификат ЭП аннулируют, затем можно будет подать документы на выпуск новой УКЭП.

Что ещё почитать на тему

26.09.23 · Лайфстайл

Что такое ОГРНИП

21.10.22 · Безопасность

Зачем нужны российские сертификаты безопасности и как они работают

15.04.22 · Лайфстайл

Простой путь к своему делу: самозанятость в вопросах и ответах

01.09.21 · Лайфстайл

Эквайринг: как бизнес перестал бояться и полюбил безналичные платежи