Как лучше вести трудовую книжку: на бумаге или в цифре?

Недавно при трудоустройстве меня попросили написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Я решила разобраться, в чём смысл этого перевода, и узнала, что моя привычная бумажная трудовая – уже раритет. Рассказываю, что такое ЭТК, зачем она нужна и что делать с бумажным документом.

Работа и зарплата: с 1 сентября обновят правила расчёта заработка и дополнят условия труда для несовершеннолетних

Зачем нужна трудовая книжка

Трудовая книжка — это главный документ наёмного сотрудника. Там фиксируется каждое место работы, куда человека официально принимают по трудовому договору. Такую книжку имеет каждый официально трудоустроенный гражданин России, получить её можно начиная с 14 лет.

Интересно, что история этого документа в России насчитывает более ста лет. Он появился после революции, в 1919 году, затем на смену приходили другие формы учёта, но в 1939 году трудовые книжки вернулись как единый образец для рабочих и служащих. Форма менялась в 1973, 2003 и 2023 годах, а с 2021 года стало обязательным ведение трудовой в электронном виде.

Что такое ЭТК

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог привычного бумажного документа. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса России, это электронный документ, содержащий все записи о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, даты приёмов и увольнений, причины увольнения и сведения о переводах.

Вся эта информация хранится в единой базе данных Социального фонда России (СФР). Работодатель обязан направлять сведения о каждом сотруднике в фонд через специальную форму.

С 1 января 2021 года все, кто впервые устраивается на работу официально, получают трудовую книжку исключительно в электронном формате. Те, у кого уже была бумажная версия, могут продолжать ею пользоваться, но у них также автоматически формируется и ЭТК.

Как правильно написать сопроводительное письмо к резюме

Бумага или цифра: добровольный выбор до 2027 года

Сейчас у владельцев бумажных трудовых есть выбор: продолжать вести традиционную книжку параллельно с электронной или полностью перейти на цифру. Для этого нужно написать соответствующее заявление работодателю. Решение является добровольным, но необратимым. Вернуться к бумажному формату после перехода на ЭТК будет уже невозможно.

Однако этот выбор временный. Минтруд России планирует полностью отказаться от бумажных трудовых книжек к 2027 году. Так что переход на ЭТК — это вопрос времени для каждого работающего гражданина.

Не спешите выбрасывать бумажную трудовую книжку

СФР обращает внимание работников на важный нюанс: даже после официального перехода на электронную трудовую книжку выбрасывать бумажную трудовую не стоит. Несмотря на то, что все новые записи будут вноситься исключительно в цифровом формате, старая книжка не теряет своей юридической силы и может сыграть ключевую роль в будущем.

Ценность бумажного документа — это подтверждение трудового стажа, накопленного до 2020 года. Также она может понадобиться в случае возникновения спорных ситуаций. Нередки случаи, когда в документах прошлых лет обнаруживаются нестыковки в датах или вовсе отсутствуют записи от отдельных работодателей. В таких ситуациях именно оригинал бумажной трудовой книжки станет основным доказательством для восстановления справедливости и корректного расчёта пенсии.

Помимо самой книжки, СФР рекомендует хранить и другие документы, способные подтвердить стаж: трудовые договоры, приказы о приёме на работу и об увольнении. Эти бумаги служат дополнительным подтверждением и могут помочь в восстановлении записей, если в самой книжке обнаружатся ошибки или пробелы.

Таким образом, переходя на цифру, стоит отнестись к своей бумажной трудовой как к важному архивному документу.

Временная мера: как встать на биржу труда и получать пособие по безработице в 2025 году

Преимущества электронного формата

Плюсы ЭТК очевидны и связаны в первую очередь с удобством и безопасностью.

• Никогда не потеряется. Главный плюс, по мнению СФР — работник не рискует потерять данные о своём стаже. Даже если работодатель прекратит существование, вся информация надёжно хранится в фонде.
• Мгновенный доступ к выписке. Больше не нужно идти в отдел кадров и просить сделать копию. Выписку из ЭТК можно получить онлайн через портал Госуслуг всего за один день, а часто и моментально. Этот документ, подписанный электронной подписью СФР, юридически равносилен справке с печатью.
• Если на этапе устройства на новую работу у вас просят выписку из трудовой, вы можете получить её самостоятельно, не обращаясь к вашим кадровикам.
• Контроль над данными. Можно проверять, какие записи вносят работодатели, и оперативно заметить ошибку или пропуск.

Для работодателей ЭТК упрощает ведение кадрового делопроизводства, сокращает затраты на бланки и их хранение, а также ускоряет процесс проверки трудовой истории новых кандидатов.

Как посмотреть свою электронную трудовую и перейти на неё

Чтобы получить актуальную выписку из ЭТК, достаточно зайти в личный кабинет на портале Госуслуг. Нужно перейти в раздел «Услуги», в категории «Пенсии, пособия и льготы» выбрать опцию «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать «Получить выписку». Когда документ будет готов (статус сменится на «Услуга оказана»), его можно скачать в форматах PDF или XML.

Если вы решили перевести свою бумажную трудовую в цифру, алгоритм прост:

1. Проверьте бумажную книжку на наличие ошибок или невнесённых записей.
2. Напишите заявление о переходе на ЭТК в отделе кадров вашей компании.
3. После этого кадровая служба внесёт в вашу бумажную трудовую итоговую запись о переходе на электронный формат, а саму книжку вернут вам на руки. Все последующие записи будут вноситься только в ЭТК.

Электронная трудовая книжка — это лишь один из шагов в нашем переходе к цифровому миру. Цифровой формат обеспечивает надёжное хранение данных и даёт мгновенный доступ к ним.

Что ещё почитать

02.04.25 · Лайфстайл

Что такое трудовой договор и как он устроен

19.02.25 · Лайфстайл

Договор ГПХ: как работает, плюсы, минусы и важные нюансы

27.12.23 · Лайфстайл

Ошибки в трудовой книжке: можно ли исправить?