Недавно при трудоустройстве меня попросили написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Я решила разобраться, в чём смысл этого перевода, и узнала, что моя привычная бумажная трудовая – уже раритет. Рассказываю, что такое ЭТК, зачем она нужна и что делать с бумажным документом.
Зачем нужна трудовая книжка
Трудовая книжка — это главный документ наёмного сотрудника. Там фиксируется каждое место работы, куда человека официально принимают по трудовому договору. Такую книжку имеет каждый официально трудоустроенный гражданин России, получить её можно начиная с 14 лет.
Интересно, что история этого документа в России насчитывает более ста лет. Он появился после революции, в 1919 году, затем на смену приходили другие формы учёта, но в 1939 году трудовые книжки вернулись как единый образец для рабочих и служащих. Форма менялась в 1973, 2003 и 2023 годах, а с 2021 года стало обязательным ведение трудовой в электронном виде.
Что такое ЭТК
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог привычного бумажного документа. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса России, это электронный документ, содержащий все записи о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, даты приёмов и увольнений, причины увольнения и сведения о переводах.
Вся эта информация хранится в единой базе данных Социального фонда России (СФР). Работодатель обязан направлять сведения о каждом сотруднике в фонд через специальную форму.
С 1 января 2021 года все, кто впервые устраивается на работу официально, получают трудовую книжку исключительно в электронном формате. Те, у кого уже была бумажная версия, могут продолжать ею пользоваться, но у них также автоматически формируется и ЭТК.
Бумага или цифра: добровольный выбор до 2027 года
Сейчас у владельцев бумажных трудовых есть выбор: продолжать вести традиционную книжку параллельно с электронной или полностью перейти на цифру. Для этого нужно написать соответствующее заявление работодателю. Решение является добровольным, но необратимым. Вернуться к бумажному формату после перехода на ЭТК будет уже невозможно.
Однако этот выбор временный. Минтруд России планирует полностью отказаться от бумажных трудовых книжек к 2027 году. Так что переход на ЭТК — это вопрос времени для каждого работающего гражданина.
Не спешите выбрасывать бумажную трудовую книжку
СФР обращает внимание работников на важный нюанс: даже после официального перехода на электронную трудовую книжку выбрасывать бумажную трудовую не стоит. Несмотря на то, что все новые записи будут вноситься исключительно в цифровом формате, старая книжка не теряет своей юридической силы и может сыграть ключевую роль в будущем.
Ценность бумажного документа — это подтверждение трудового стажа, накопленного до 2020 года. Также она может понадобиться в случае возникновения спорных ситуаций. Нередки случаи, когда в документах прошлых лет обнаруживаются нестыковки в датах или вовсе отсутствуют записи от отдельных работодателей. В таких ситуациях именно оригинал бумажной трудовой книжки станет основным доказательством для восстановления справедливости и корректного расчёта пенсии.
Помимо самой книжки, СФР рекомендует хранить и другие документы, способные подтвердить стаж: трудовые договоры, приказы о приёме на работу и об увольнении. Эти бумаги служат дополнительным подтверждением и могут помочь в восстановлении записей, если в самой книжке обнаружатся ошибки или пробелы.
Таким образом, переходя на цифру, стоит отнестись к своей бумажной трудовой как к важному архивному документу.
Преимущества электронного формата
Плюсы ЭТК очевидны и связаны в первую очередь с удобством и безопасностью.
- Никогда не потеряется. Главный плюс, по мнению СФР — работник не рискует потерять данные о своём стаже. Даже если работодатель прекратит существование, вся информация надёжно хранится в фонде.
- Мгновенный доступ к выписке. Больше не нужно идти в отдел кадров и просить сделать копию. Выписку из ЭТК можно получить онлайн через портал Госуслуг всего за один день, а часто и моментально. Этот документ, подписанный электронной подписью СФР, юридически равносилен справке с печатью.
- Если на этапе устройства на новую работу у вас просят выписку из трудовой, вы можете получить её самостоятельно, не обращаясь к вашим кадровикам.
- Контроль над данными. Можно проверять, какие записи вносят работодатели, и оперативно заметить ошибку или пропуск.
Для работодателей ЭТК упрощает ведение кадрового делопроизводства, сокращает затраты на бланки и их хранение, а также ускоряет процесс проверки трудовой истории новых кандидатов.
Как посмотреть свою электронную трудовую и перейти на неё
Чтобы получить актуальную выписку из ЭТК, достаточно зайти в личный кабинет на портале Госуслуг. Нужно перейти в раздел «Услуги», в категории «Пенсии, пособия и льготы» выбрать опцию «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать «Получить выписку». Когда документ будет готов (статус сменится на «Услуга оказана»), его можно скачать в форматах PDF или XML.
Если вы решили перевести свою бумажную трудовую в цифру, алгоритм прост:
- Проверьте бумажную книжку на наличие ошибок или невнесённых записей.
- Напишите заявление о переходе на ЭТК в отделе кадров вашей компании.
- После этого кадровая служба внесёт в вашу бумажную трудовую итоговую запись о переходе на электронный формат, а саму книжку вернут вам на руки. Все последующие записи будут вноситься только в ЭТК.
Электронная трудовая книжка — это лишь один из шагов в нашем переходе к цифровому миру. Цифровой формат обеспечивает надёжное хранение данных и даёт мгновенный доступ к ним.
