Перейти в тест по финансовой грамотности
Онлайн-курсыЖурналПодкастыПроверь себяСпецпроекты

Как оптимизировать время и начать все успевать – лайфхаки

27.04.24

7 мин

header-image

Время — самый ценный ресурс, и распоряжаться им правильно — настоящее искусство. Рассказываем, с чего начинать планирование и как перестать откладывать всё на потом.

Использовать списки

Типы списков, которые помогут упростить жизнь, сохранить драгоценное время и ничего не упустить:

header-icon

Расписание

Укажите, что вы планируете сделать в определённый день и в какое время

header-icon

Перечень дел

Распишите свои задачи и укажите сроки, в которые нужно каждую из них закрыть

header-icon

Список контактов

Пометьте, кому нужно позвонить, по какому вопросу и когда

header-icon

План встречи

Укажите, что важно обсудить в рамках планируемого совещания или деловой беседы.

Пример: Артём ничего не успевал сделать вовремя и решил каждый вечер составлять список личных и рабочих задач на следующий день. Распределение нагрузки и наличие графика помогло ему сконцентрироваться на срочных вопросах и ничего не упускать.

Браться за самое сложное

Многие люди часто откладывают дела из-за нежелания сталкиваться с самой большой и важной задачей, которую им всё-таки нужно закрыть. Поэтому если вам нужно сделать два важных дела, начните с самого трудного — справиться с остальными вопросами будет легче.

header-icon

Заведите привычку

Выполнять самую трудоёмкую задачу с утра, когда больше всего концентрации и энергии. Постарайтесь доводить вопросы до конца, чтобы не сталкиваться с ними больше и не тратить на это своё время.

Пример: Артём откладывал дела, которые накопились после отпуска. Ему нравилась работа, но он очень не хотел делать сложный отчёт, и все мысли о нём отбивали желание трудиться. Однако он взял себя в руки и решил эту задачу самой первой, после чего ему стало намного проще разбираться с другими вопросами и перестать прокрастинировать.

Избегать выгорания

Как ни странно, для оптимизации времени нужно периодически отдыхать. Отсутствие перерывов и постоянные перегрузки со временем могут привести к выгоранию — после этого продуктивность значительно снижается и пропадает мотивация трудиться.

Пример: Анна решила взяться сразу за несколько проектов — её целью было больше заработать. В итоге она запуталась в них, часто оставалась на работе после окончания смены и не делала перерывов. Из-за нарастающей усталости и стресса она не смогла справиться ни с одним из проектов и потеряла мотивацию. Если бы Анна больше внимания уделяла своему психологическому здоровью и отдыху, она бы продолжила эффективно работать в спокойном темпе.

Устранить отвлекающие факторы

Чтобы повысить свою продуктивность, важно сосредоточиться. Попробуйте посчитать, сколько раз в среднем за день вы отвлекаетесь от работы — возможно, вас отрывают близкие или вы часто заходите в социальные сети. Такие перерывы отнимают до нескольких часов в день. При этом даже после непродолжительного отдыха для концентрации на задачах может потребоваться до получаса.

Поэтому, если есть возможность, устраните отвлекающие факторы.

header-icon

Устраните отвлекающие факторы

Отключите ненужные уведомления, выделите время, когда вы будете отвечать на почту и звонки, а когда сделаете перерыв.

Пример: Анна для эмоциональной разрядки в течение рабочего дня часто открывает социальные сети, смотрит чужие истории и посты. Заходя якобы на 15-20 минут, она тратит на просмотры ленты целые часы — из-за этого дела идут медленно, и вместо полноценного отдыха после смены Анне приходится экстренно доделывать рабочие задачи во внеурочное время.

Расставлять приоритеты

Чтобы избавиться от всевозможных отвлекающих факторов, стоит правильно расставить приоритеты:

header-icon

Расставьте приоритеты

  • удалить и отсеять ненужное — проверьте почту и удалите бесполезные письма, отпишитесь от рассылок, которые вам не пригодятся;
  • делегировать — если вы можете делегировать мелкие задачи, сделайте это, и тогда освободится время на решение более сложных вопросов;
  • отложить — несрочные задачи можно выполнить позднее, когда появится время;
  • делать — все важные и срочные дела не нужно откладывать на потом, лучше закрыть такие вопросы полностью, чтобы не возвращаться к ним позднее.

Пример: Михаил любит свою работу, при этом старается решить все задачи сразу и сделать всё сам. Но когда он взялся за всё одновременно, то не сумел завершить дела в срок. Поэтому он начал распределять нагрузку, а некоторые вопросы перенаправил своему помощнику. Это позволило организовать собственный тайм-менеджмент таким образом, чтобы реша ть срочные задачи вовремя и не отвлекаться на мелкие проблемы.

Разбить время на блоки

Это поможет стать организованнее. Например, можно выделить чёткие промежутки времени, когда вы будете работать, отвечать на сообщения и звонки, заниматься спортом, гулять с собакой, отдыхать и т. д. О том, как найти work-life баланс, мы рассказывали тут.

Такой метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием дел на другое, более позднее время. Человек будет знать, что и когда нужно сделать. Если же нет никакого желания приниматься за дела даже с расписанием, стоит начать хотя бы с нескольких минут — это повышает контроль над ситуацией, появляются первые результаты и мотивация доделать дела до конца.

Пример: Михаил разграничивает время для работы и отдыха, общения с семьёй и друзьями. Раньше он не придерживался подобного тайминга, и у него всё было вперемешку — на работе он откладывал дела, а придя домой, садился за компьютер, чтобы закрыть все отчёты. После того, как он стал выделять время для каждого дела, у него появилось больше сил, и Михаил чувствует себя более отдохнувшим.

Делать сложное поэтапно

Иногда человек прокрастинирует, когда не хочет приступать к какой-то большой и сложной задаче — она кажется ему невыполнимой, и он постоянно её откладывает. Тогда можно попробовать разбить задачу на несколько частей, и она будет выглядеть проще.

Пример: Екатерина уже долгое время планировала сделать ремонт лоджии, но постоянно откладывала — её пугали масштабы предстоящих работ. Тогда она приступила к ремонту поэтапно — за пару месяцев она избавилась от старой мебели, потом наняла строителей, чтобы заменить окна.
Ещё через месяц Екатерина покрасила стены, а после — наняла бригаду для замены напольного покрытия. Так она управилась всего за 4 месяца, хотя откладывала ремонт несколько лет. А о том, как лучше составить смету, мы рассказывали
здесь.

#стиль жизни

#работа

#отдых и развлечения

Вам понравилась статья?

В избранное

Вам может быть интересно

  • Другие статьи этого раздела

    Россия, Москва, 117997, ул. Вавилова, 19

    © 1997—2024 ПАО Сбербанк

    Генеральная лицензия на осуществление банковских операций от 11 августа 2015 года. Регистрационный номер — 1481.

    www.sberbank.ru