Как оптимизировать время и начать все успевать – лайфхаки

Время — самый ценный ресурс, и распоряжаться им правильно — настоящее искусство. Рассказываем, с чего начинать планирование и как перестать откладывать всё на потом.

Содержание:

1. Использовать списки
2. Браться за самое сложное
3. Избегать выгорания
4. Устранить отвлекающие факторы
5. Расставлять приоритеты
6. Разбить время на блоки
7. Делать сложное поэтапно
8. Что ещё почитать на тему

Использовать списки

Типы списков, которые помогут упростить жизнь, сохранить драгоценное время и ничего не упустить:

Расписание

Укажите, что вы планируете сделать в определённый день и в какое время

Перечень дел

Распишите свои задачи и укажите сроки, в которые нужно каждую из них закрыть

Список контактов

Пометьте, кому нужно позвонить, по какому вопросу и когда

План встречи

Укажите, что важно обсудить в рамках планируемого совещания или деловой беседы.

Пример: Артём ничего не успевал сделать вовремя и решил каждый вечер составлять список личных и рабочих задач на следующий день. Распределение нагрузки и наличие графика помогло ему сконцентрироваться на срочных вопросах и ничего не упускать.

Браться за самое сложное

Многие люди часто откладывают дела из-за нежелания сталкиваться с самой большой и важной задачей, которую им всё-таки нужно закрыть. Поэтому если вам нужно сделать два важных дела, начните с самого трудного — справиться с остальными вопросами будет легче.

Заведите привычку

Выполнять самую трудоёмкую задачу с утра, когда больше всего концентрации и энергии. Постарайтесь доводить вопросы до конца, чтобы не сталкиваться с ними больше и не тратить на это своё время.

Пример: Артём откладывал дела, которые накопились после отпуска. Ему нравилась работа, но он очень не хотел делать сложный отчёт, и все мысли о нём отбивали желание трудиться. Однако он взял себя в руки и решил эту задачу самой первой, после чего ему стало намного проще разбираться с другими вопросами и перестать прокрастинировать.

Избегать выгорания

Как ни странно, для оптимизации времени нужно периодически отдыхать. Отсутствие перерывов и постоянные перегрузки со временем могут привести к выгоранию — после этого продуктивность значительно снижается и пропадает мотивация трудиться.

Пример: Анна решила взяться сразу за несколько проектов — её целью было больше заработать. В итоге она запуталась в них, часто оставалась на работе после окончания смены и не делала перерывов. Из-за нарастающей усталости и стресса она не смогла справиться ни с одним из проектов и потеряла мотивацию. Если бы Анна больше внимания уделяла своему психологическому здоровью и отдыху, она бы продолжила эффективно работать в спокойном темпе.

Устранить отвлекающие факторы

Чтобы повысить свою продуктивность, важно сосредоточиться. Попробуйте посчитать, сколько раз в среднем за день вы отвлекаетесь от работы — возможно, вас отрывают близкие или вы часто заходите в социальные сети. Такие перерывы отнимают до нескольких часов в день. При этом даже после непродолжительного отдыха для концентрации на задачах может потребоваться до получаса.

Поэтому, если есть возможность, устраните отвлекающие факторы.

Устраните отвлекающие факторы

Отключите ненужные уведомления, выделите время, когда вы будете отвечать на почту и звонки, а когда сделаете перерыв.

Пример: Анна для эмоциональной разрядки в течение рабочего дня часто открывает социальные сети, смотрит чужие истории и посты. Заходя якобы на 15-20 минут, она тратит на просмотры ленты целые часы — из-за этого дела идут медленно, и вместо полноценного отдыха после смены Анне приходится экстренно доделывать рабочие задачи во внеурочное время.

Расставлять приоритеты

Чтобы избавиться от всевозможных отвлекающих факторов, стоит правильно расставить приоритеты:

Расставьте приоритеты

• удалить и отсеять ненужное — проверьте почту и удалите бесполезные письма, отпишитесь от рассылок, которые вам не пригодятся;
• делегировать — если вы можете делегировать мелкие задачи, сделайте это, и тогда освободится время на решение более сложных вопросов;
• отложить — несрочные задачи можно выполнить позднее, когда появится время;
• делать — все важные и срочные дела не нужно откладывать на потом, лучше закрыть такие вопросы полностью, чтобы не возвращаться к ним позднее.

Пример: Михаил любит свою работу, при этом старается решить все задачи сразу и сделать всё сам. Но когда он взялся за всё одновременно, то не сумел завершить дела в срок. Поэтому он начал распределять нагрузку, а некоторые вопросы перенаправил своему помощнику. Это позволило организовать собственный тайм-менеджмент таким образом, чтобы реша ть срочные задачи вовремя и не отвлекаться на мелкие проблемы.

Разбить время на блоки

Это поможет стать организованнее. Например, можно выделить чёткие промежутки времени, когда вы будете работать, отвечать на сообщения и звонки, заниматься спортом, гулять с собакой, отдыхать и т. д. О том, как найти work-life баланс, мы рассказывали тут.

Такой метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием дел на другое, более позднее время. Человек будет знать, что и когда нужно сделать. Если же нет никакого желания приниматься за дела даже с расписанием, стоит начать хотя бы с нескольких минут — это повышает контроль над ситуацией, появляются первые результаты и мотивация доделать дела до конца.

Пример: Михаил разграничивает время для работы и отдыха, общения с семьёй и друзьями. Раньше он не придерживался подобного тайминга, и у него всё было вперемешку — на работе он откладывал дела, а придя домой, садился за компьютер, чтобы закрыть все отчёты. После того, как он стал выделять время для каждого дела, у него появилось больше сил, и Михаил чувствует себя более отдохнувшим.

Делать сложное поэтапно

Иногда человек прокрастинирует, когда не хочет приступать к какой-то большой и сложной задаче — она кажется ему невыполнимой, и он постоянно её откладывает. Тогда можно попробовать разбить задачу на несколько частей, и она будет выглядеть проще.

Пример: Екатерина уже долгое время планировала сделать ремонт лоджии, но постоянно откладывала — её пугали масштабы предстоящих работ. Тогда она приступила к ремонту поэтапно — за пару месяцев она избавилась от старой мебели, потом наняла строителей, чтобы заменить окна.
Ещё через месяц Екатерина покрасила стены, а после — наняла бригаду для замены напольного покрытия. Так она управилась всего за 4 месяца, хотя откладывала ремонт несколько лет. А о том, как лучше составить смету, мы рассказывали здесь.

Что ещё почитать на тему

31.08.23 · Лайфстайл

Как должна оплачиваться сверхурочная работа

16.12.22 · Лайфстайл

Неофисная жизнь: 5 правил эффективной работы на удалёнке

24.10.22 · Лайфстайл

Градация компетенций: как стать сеньором на работе

27.05.22 · Лайфстайл

Думай эффективнее: 10 книг, которые помогут улучшить работу мозга